会計ソフトの選び方。クラウド型?インストール型?それぞれの特徴を理解しておきましょう。

クラウド型?インストール型?それぞれの特徴を理解しておきましょう。

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会計ソフトの選び方。クラウド型かインストール型か。

起業をしたとき、会計事務所に記帳代行を依頼していたものを自社で記帳することになったときなど会計ソフトを選ぶ場面があります。

最近はクラウド型といってインターネットにさえ接続していればどのPCからでも使用できる会計ソフトが普及してきています。

freeeやMFクラウド会計・確定申告といったソフトが代表例です

一方でこれまでのようにPCにソフトをインストールして使用するのがインストール型の会計ソフトです。

弥生会計やJDL(ネット版もあります)、ミロクといったソフトになります。

どのソフトを選ぶかの前にまずはクラウド型、インストール型の特徴を理解しておきましょう。

クラウド型の特徴は?

まずは、クラウド型の特徴です。
下に挙げているのはfreeeやMFクラウド会計・確定申告の特徴です。
他のクラウド型会計ソフトは機能が落ちる部分があります。

いいところ

インターネットさえあれば利用できる

ソフトをインストールしないのでPCを選ばず、Macでも、iPhone、iPadといったスマホやタブレットでも利用できます。

ソフトのインストールやバージョンアップの作業時間も不要です。

インターネットバンキングなどとの連携で記帳業務を短縮できる

インターネットバンキングやクレジットカード、電子マネーのWEB明細に接続して取引内容を取り込むことができます。

ただ取り込むだけでなく、取引内容に応じて勘定科目や補助科目(取引先)を推測して、仕訳を自動で作成してくれます。

この機能がfreeeやMFクラウドを選ぶ一番の理由になります。

PCに電子証明書を登録して利用するインターネットバンキングの場合でもWEB明細の取り込みができるようになってきています。

この場合はあらかじめPC側にソフトをインストールしないといけません。

POSや請求書システムとの連携で記帳業務を短縮できる

クラウド型のPOSレジや請求書システムと連携することで記帳時間を大幅に短縮することができます。

レジデータや発行した請求書データをそのまま売上として計上するので計上漏れや金額の誤りなどがありません。

その他にも経費精算システムとの連携ができたりと、経理業務の効率化を進めることができます。

バックアップを気にする必要がない

自分でデータのバックアップを取る必要がありません。

PCが壊れてもいつでも最新のデータで作業を続けることができます。

複数人で同じデータを見ることができる

普段は経理担当者が登録作業を行っている場合でも、経営者は好きな時に必要なデータを確認することができます。

経営者とすれば、得意先の売掛金の回収状況や資金の残高、部門毎の成績を見たい時に見ることができます。経理担当者が社長に渡す資料を準備する手間もなくなりますよね。

税理士とのデータの受け渡しが不要

事業者側・税理士側が常に最新のデータを確認することができます。

会計データをバックアップしてメールで送るといったデータの受け渡しが不要になります。

よくないところ

クラウド型のよくないところも理解しておきましょう。

入力に時間がかかる

自動で取り込みができない取引を画面から入力する場合、動作毎にインターネットでの通信を行うためインストール型に比べて入力に時間がかかります。

取引のテンプレートを用意して入力時間を短縮する工夫が必要です。

システムトラブルやメンテナンス時に使用できない

システムトラブルが発生した時、メンテナンス時間は使用できません。インターネット接続ができないとったトラブル時も同様です。

入力作業や確認をしたくてもこういった時間はデータを見ることもできません。

システムトラブルはほとんど発生しませんし、メンテナンスも早朝等なの影響は少ないのですが、使いたいときに使えないことがあります。

ランニングコストが掛かる

会計ソフトを購入すると消費税率が変わるなどの大幅な法改正がない限り、ランニングコストなしでそのまま使用することができますが、クラウド型は使用料形式のためランニングコストが発生します。

ID・パスワードだけのセキュリティ

ID・パスワードが分かればどのPCからでも会計データを見ることが出来てしまいます。

ID・パスワードの管理を厳重に行う必要があります。

インストール型の特徴は?

いいところ

入力作業をスムーズに行うことができる

PC上で操作するだけなので入力時に余分な待ち時間は発生しません。
ソフトに慣れていればインストール型の方が入力作業は早いです。

いつでも使用できる

PCが壊れるといったことがない限り、いつでも作業ができます。

セキュリティ面の管理がしやすい

ソフトをインストールしているPCのセキュリティだけを考えればいいのでクラウド型よりセキュリティ面の管理がしやすいといえます。

インターネットに接続していなくても使用できる

インターネットの接続にトラブルがあっても影響を受けずに使用することができます。

よくないところ

インターネットバンキング等のデータの自動登録ができない

インターネットバンキングやクレジットカード、電子マネーといったデータを取り込むためには、それぞれ自分でデータをダウンロードして、取り込みできる形式に加工するといった手間が掛かります。

バックアップは自分で行う必要がある

ソフトによっては終了時に自動でバックアップをしてくれるものがありますが、バックアップデータの管理は自分で行わないといけません。

税理士とのデータ受け渡しが必要

メールやUSBを使ってのデータの受け渡しが必要になります。
税理士側で修正した内容をどうやって取り込むかというデータの同期の作業が必要なケースもあります。

最近ではデータをクラウドに保存してデータの受け渡しができるようになっているものもあります。

まとめ

クラウド型、インストール型のソフト、どちらがいいですか?と聞かれたら、迷わずクラウド型とお答えしています。

クラウド型にもよくないところがあるものの上手く活用すれば経理業務を大幅に効率化できるからです。
機能追加のスピードも格段に速く2~3ヶ月前にできなかったことが今はできるといったことがよくあります。

ただし、会計ソフトを利用する環境や業種、利用者の会計への知識などによってクラウド型、インストール型か選択する基準が変わりますので、まずはそれぞれの特徴を理解しておきましょう。

あと、税理士に顧問を依頼している場合、残念ながら税理士側の都合で会計ソフトを決められることも少なくありません。。

自身や自社での経理に向いているソフトかどうかもしっかり確認しておいてください。

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【編集後記】

会計ソフトだけでなく、給与ソフトについてもクラウド化が進んでいます。

こちらのメリットは厚生年金保険料や健康保険料、雇用保険料といった料率の改定や給与計算への反映が自動化されることです。

ソフトによっては紙の給与明細ではなく、WEBでの給与明細の提供ができるものもあるので、活用すれば業務の効率化が一層進みますね。

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