マイナンバーの集め方は?紙とクラウドの違いは?

マイナンバーの収集方法、悩みますよね。

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マイナンバーの通知が年末調整に間に合わない

マイナンバーの通知カード、届きましたか?


こちらのサイトをみると
各市町村から郵便局への差出し状況が
分かります。



差出日に日付が入って
差出しが完了していても
手元に届くのは
その差出日から20日程度
かかるようです。


11月中に到着しない、
という市町村も出てきそうですね。


年末調整に合わせて
マイナンバーを集めようと
していたのですが
間に合いそうにありませんね(^^ゞ

マイナンバーの集め方は?

マイナンバーが手元に届くと
従業員やアルバイト、
支払調書を作成するような
個人の外注先のマイナンナンバーを
集めないといけません。


マイナンバーを集める方法としては
大きく2つあります。

紙で集める

平成28年分扶養控除等申告書を使う、
マイナンバーの通知カードのコピー、
もしくは別の専用のフォーマット
を使うなどです。


紙で集めた場合、
マイナンバーが記載された紙の
紛失や情報の漏えいがないよう
気を配らないといけませんね。

クラウドシステムで集める

中小企業向けとして主に
会計や給与ソフトを提供している
会社からクラウドを利用した
マイナンバーの管理の仕組みが
提供されています。

マイナンバー管理freee
MFクラウドマイナンバー
ASaaSマイナセキュリティ
などがあります。

こういったクラウドの仕組み
で集める方法もあります。

紙で集める?クラウドで集める?

実際にマイナンバーを
紙で集めるのか?
クラウドシステムで集めるのか?
です。


それぞれの流れを見てみましょう。

紙で集めるケース

マイナンバーを記載した書類
のやりとりが多くなります。


書類の保管とともに
給与・年末調整ソフトへの
登録作業も発生します。


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事務が増えて、
管理も大変ですよね。


しかもマイナンバーが漏洩しないように
と注意する場面が増えます。

クラウドで集めるケース

クラウドのシステムを使った例では
業務の流れがすっきりします。


マイナンバーを記載した紙、
そのものがないので
マイナンバーが漏れる可能性が
減ります。


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もちろんマイナンバーを各自が
登録するといっても
マイナンバーの通知カードや
運転免許証などによる
番号確認や身元確認といった
本人確認をどうするか
も考えないといけません。


通知カードや運転免許証、
来年から希望者が発行をうける
個人番号カードなどの写真を
スマホで取って、その画像を
マイナンバーと一緒に
クラウド上に登録することも
可能です。

まとめ

マイナンバーを収集したり、
税務署や市町村などに提出
する業務は事業者にとって
負担でしかありません。


なので、
なるべくコストを掛けず、
事務の負担も少なく、
安全に管理する方法を
選んでいただきたいです。


紙でマイナンバーを集める予定の方も
クラウドシステムという選択肢が
あることを知っておいてください。


【昨日の1日1新】

・志津屋 太鼓あんぱん桜あん


【編集後記】
昨日はこの6ヶ月通っていた
研修の最終回。


講師の方や
同じ意識を持った同期の方々から
大きな刺激を受けた半年でした。


またこれからも一緒に切磋琢磨して
活動していくので今後が楽しみです(^^)

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