起業時に揃える設備にプリンターやコピー機があります。
選択肢も多く限られた予算で選ぶのはなかなか難しいです。
プリンタやコピー機に求める機能は？
プリンターやコピー機を決めるにあたり最初に考えることは
プリンターやコピー機に求める必要な機能です。
1. 複合機にするかそれとも単体の機器や手段を選ぶか
複合機であれば、プリンター、コピーに加えてFAXやスキャナーの機能を備えたものがあります。
それぞれの機器よりも複合機の方が省スペースになりますが、機能としては単体の機器の方が優れているケースもあります。
まずは複合機に必要な機能を確認します。
FAXはインターネットFAXにする、スキャナーは専用の機器にすることで
複合機の機能をプリンターやコピーに限定することも可能です。
2. 必要なサイズや求める性能を考える
自身のビジネスで必要な用紙サイズを検討します。
A4まででよいのか、A3も必要なのかといった具合です。
求める性能としては、
・印刷速度
・両面印刷（自動かどうかも含めて）が可能か
・カラー
・両面スキャンが可能か
・無線LANでの接続ができるか
といったところです。
予算は？初期費用と維持費用で考える
必要な機能と合わせて予算を考えます。
この時、最初の購入費用、初期費用だけでなく
維持費用も含めたトータルのコストで考えます。
10万円未満の低価格のプリンタや複合機であったとしても
消耗品のトナー代やインク代に毎月1万円以上かかるといったこともあります。
高額な複合機であれば機器の購入はリースで、印刷ごとに使用料が発生するケースパターンもあります。
リースだと途中で契約を解除できないケースもあるのでこちらを選ぶ場合に慎重に。
レーザーにする？インクジェットにする？
昔であればビジネスではレーザープリンタというイメージでしたが
最近ではインクジェットの選択肢もあります。
インクジェットのプリンタというと家庭用のイメージがありましたが、最近ではビジネスインクジェットという商品も出てきています。
それぞれのメリットデメリットを整理すると
1. レーザープリンタのメリット・デメリット
＜メリット＞
・文字がくっきり印字できる
・高速印刷が可能
・マーカーを使用しても滲まない、水濡れに強い
＜デメリット＞
・本体、消耗品のコストが高い、
・機器自体が大きい
2. インクジェットのメリット・デメリット
＜メリット＞
・本体、消耗品のコストが安い
・機器自体がコンパクト
・写真印刷では高品質
＜デメリット＞
・機器自体が大きい
・マーカーを使用すると滲む、水濡れに弱い
・インクを大量に使う印刷だと紙が波打つ
インクジェットには染料インクと顔料インクの区別もあります。
顔料インクであれば、
文字をよりクッキリ印刷させる
水濡れに比較的強い、
写真などの繊細な色の表現は難しいという特徴があります。
ビジネスインクジェットを言われる商品には顔料インクが
使用されていることが多いです。
写真などの印刷が多い場合は染料、
文字中心であれば顔料を選択することになります。
まとめ
プリンターやコピー機を選ぶポイントはいくつもあります。
購入してから失敗した、ということがないように
必要な機能やコストを確認して選びましょう。
リースだと5年とか決められた期間使い続けないといけませんが、
安価な機器だと短期間で買い替えたり、レーザーとインクジェットを
組み合わせて使うという選択肢があります。
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【編集後記】
できる限りペーパーレスにしたいとの思いで
A4複合機でやりくりしていましたが、
業務の内容からどうしてもA3が必要に。
昨日からA3対応の複合機が事務所に仲間入りです(^ ^;
