会議や打ち合わせは時間どおりに終わらせる!5つの作戦。

時間を守って結果を出しましょう。

20170618


どうしても延長する時があります・・・

会議や打ち合わせ、
時間どおりに終わること
できていますか?

私の場合、いつもではないのですが、
当初の予定時間をオーバー
してしまうことがあります。

お客さまとの打ち合わせで、
最初は時間内で終わるよう
話しを進めていても、
途中で新たな相談事項が
出てくることがあります。

そこから
新たな相談事項について
いろいろと質問したり、
一緒に解決策を考えたり。

こんなときはどうしても
時間をオーバーして
しまうんです。

会議や打ち合わせの時間、守れていますか?

会議や打ち合わせの予定時間を
オーバーしていまうこと。

重要な議題であれば仕方がない。

そう感じるかもしれませんが、
その会議や打ち合わせに参加している
人の時間を奪うことにもなります。

当初の予定していた会議の時間内
であればいいのですが、
時間をオーバーすると、
参加者の予定が狂いますよね。

先日、ちょうど
キャッシュフローコーチ同士で
相互コーチングをする機会が
あったので、相談させてもらいました。

テーマは

「時間内に会議や打ち合わせを終わらせる方法」

コーチングして頂くなかで
新たなアイデアを提供頂いたり、
誘い水を出して頂いたことで
いろんなアイデアが生まれてきました。

こんな環境があることは
ありがたいですね。

会議や打ち合わせの時間を守る!5つの作戦

会議や打ち合わせを時間どおりに
終わらせるための作戦。

こんな5つの作戦はいかがでしょうか。

1. 終了時間を最初に全員で確認する

「今日の終了時刻は16時です」

と最初に終了時刻を
全員で確認します。

1時間の会議、と最初に
決めていたとしても、
人によって捉え方は
バラバラです。

1時間キッカリ終わりたい
と考えている人、
1時間と15分ぐらいは
延長してもいいと
考えている人、
2時間でも3時間でも
話しをしたい人。

だからこそ終了時刻を全員で
確認して、
この時間には必ず終わる!
全員その目標に向かって
打ち合わせを進めます。

2. 今日の議題、目的を共有する

今日の議題や目的を共有する。

この時間内で
話しをしないといけないこと、
決めないといけないこと、
議題や目的を共有することです。

何のための会議や打ち合わせか、
という議題や目的を確認して
日程調整したはずなのに、
いざ会議や打ち合わせが始まると
どういった議題や目的なのかが
あやふやになっていることもあります。

なので、
最初に今日の議題や目的を
確認します。

議題を全て終了したり
目的を達成したなら
予定時間より早く
会議を終えることも
できます。

当初の議題や目的以外の
話しになったら、
それは機会を改める
こともできますよね。

3.  ホワイトボードやノートのメモを共有しながら話しをする

何が決まって、
どんな議論がされたのか。

ホワイトボードに書くことで
参加者の理解度のブレが
減ります。

理解度のブレがあると
一度決まったことでも
誰かがもう一度その話を
持ち出す、なんてことも
ありますよね。

ホワイトボードがなくても
ノートのメモを相手に
見せながらでもいいですよね。

4.タイマーを鳴らす

会議を進行する立場の人で
終了時刻が近付いていること
に気付いていても
議論が白熱している。

こんな時、どうでしょうか。

「そろそろ時間なんで・・・」

こう切り出すことが難しい
時もありますよね。

そこで、予めタイマーを
設定して、音で時間を
知らせる方法があります。

もちろんあらかじめ参加者に
タイマーで時間を知らせる
前置きは忘れずに。

議論が白熱しても、
タイマーが終了時刻を伝えて
くれると、そこからいかに
会議を終わらせるか、
そんな意識が生まれますよね。

5.宿題にする

会議で結論がでない場合、
終了時間を迎えている
ようであれば、
その場での結論を
あきらめて宿題にして
みましょう。

よほど急ぎの内容でなければ
会議の終了時間を優先して、
結論が出ていない議題は
宿題として各自が持ち帰って
考えることにしてしまうの
手ですよね。

まとめ

会議や打ち合わせ自体が
時間の無駄という
意見もありますが、
必要なものは必要です。

必要な会議や打ち合わせ
を効率良く時間どおり
終わらせる努力は
欠かせませんね。


【編集後記】

昨日の午後は
次男を連れて、長男の
スイミングスクールの
付き添いでした。

新しいスクールに移って
3回目でしたが、
何よりもレッスンを
楽しんでくれている
ことが嬉しいですね。


【昨日の1日1新】
・子供と見る新しいテレビ番組「世界ふれあい街歩き」


【昨日の1日1捨】
・自宅にある不要書類

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