マイナンバー制度で事業者がやるべきこと。今のうちにおさらいしておきましょう。

平成27年10月よりマイナンバー制度で使用する「個人番号」の通知が始まります。
事業者にとってやるべきことを今のうちにおさらいしておきましょう。

20150721

マイナンバー制度とは

住民票を持つ人全員に対して12桁の「個人番号」が通知されます。

マイナンバー制度とは、この「個人番号」を年金や健康保険などの社会保障や税に関する手続きと災害対策に使いましょう、というものです。

共通の「個人番号」を持つことで国税庁や日本年金機構、各地方自治体が情報の連携がよりしやすくなります。

マイナンバー制度では、
行政の事務手続きの効率化、
個人の行政手続きの利便性の向上、
給付金などの不正受給の防止などによる公平・公正な社会の実現、
を目的としてしています。

マイナンバー制度という名称のため、目的が分かりづらくなってしまいますが、正式には「社会保障・税番号制度」という名称なのです。

「個人番号」はあくまで「社会保障・税」といった分野で使用するのですが、将来的に民間での利用も想定されています。

「個人番号」の通知と併せて「法人番号」の通知も始まります。
「法人番号」は13桁で、法務局に登記されている株式会社などの法人や税務署に法人税や消費税の申告をしている団体等に対して国税庁より通知されます。

事業者がやるべきこと

マイナンバー制度では個人の行政手続きの利便性向上などが目的になっていますが、
事業者の立場ではやるべきことが多く事務負担が増えます。

事業者がやるべきことを今のうちにおさらいしておきましょう。
やるべきことは大きく次の4つになります。

1. マイナンバーのスケジュールを把握する

マイナンバーの利用を始めるタイミングは平成28年1月からです。

ただし、利用開始に向けて「個人番号」や「法人番号」の通知が平成27年10月から開始されますので、次のようなスケジュールになります。

平成27年10月まで 「マイナンバー制度開始に向けた準備」

自社のどのような業務でマイナンバーを利用するのか、
役員や従業員、取引先などからどうやマイナンバーを集めるのか、
集めたマイナンバーをどうやって管理するのか、
従業員への周知方法、
といったことを決める必要があります。

年末調整や給与計算を税理士や社会保険労務士に依頼している場合、マイナンバーの管理方法などを相談しておきましょう。

平成27年10月~ 「マイナンバーを集める・管理する」

従業員などに通知されたマイナンバーを集めるタイミングになります。

また、これ以降新たに従業員を雇用した、外注先などの取引先が増えた場合はその都度マイナンバーを確認する必要が出てきます。

平成28年1月~ 「マイナンバーを管理する・使う」

平成28年1月以降、マイナンバーを利用した業務が始まります。

2. マイナンバーを集める

平成28年1月からのマイナンバー制度の開始に先立って、
従業員等に通知されたマイナンバーを集めることができます。

役員・従業員のマイナンバーであれば、
年末調整を行う時に集める「扶養控除申告書」を使う方法があります。

平成28年分の「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の様式には、給与所得者本人とその配偶者や扶養親族のマイナンバーを記載する箇所が追加される予定です。

従業員やアルバイトを多く抱える事業者の場合はマイナンバーを集めることが大変です。

平成27年10月に入るまでの周知徹底が必要ですね。

役員・従業員以外にも外注先などの取引先、会社であれば
配当を支払う株主のマイナンバーも集める必要があります。

取引先が法人であれば、その番号はインターネットで公表されるので番号収集は簡単です。

問題は法人以外の取引先や株主のマイナンバーです。
いつ集めるかも考えておく必要があります。

個人の外注先を多数抱えている場合には、平成27年10月以降、早めにマイナンバーの取得をした方がよさそうですね。

3. マイナンバーを管理する

集めたマイナンバーをどのように管理するか、です。

役員の任期中、従業員の入社から退職まで管理する必要があります。
支払調書を作成する取引先や株主の番号もあります。

また、マイナンバーが漏えいすると、不正利用などの危険性が高まるので漏えいや紛失といったことがないよう管理しないといけません。

マイナンバーに関する法律でも漏えいなどなく適切に管理するために安全管理措置を取らないといけない、とされています。

取り組むべき安全管理措置の内容は中小規模事業者の場合、特例が設けられているのですが、
・マイナンバーに関する責任者は誰か
・マイナンバーをいつ集めて、いつ利用したか等の運用記録の管理
・マイナンバーを扱う機器や担当者の明確化
・マイナンバーを記録した書類や電子データを持ち出す場合の対応方法
などを最低限決めておく必要があります。

従業員数が100名以上の会社や年末調整などで顧問先からマイナンバーに関する業務の依頼を受ける税理士事務所などはこの特例は使えず、より厳密な安全管理措置を行わないといけません。

こういった安全管理措置はマイナンバーのガイドラインに従うことになります。

ガイドラインの資料集はこちらです。

4. マイナンバーを使う

平成28年1月以降、すぐにマイナンバーを利用する業務としては、
・役員や従業員の退職に伴う源泉徴収票の発行
(マイナンバーを記載するのは税務署へ提出する場合のみ)
・従業員の入退社に伴う雇用保険の資格取得・喪失手続き
(ハローワークで行うもの)
があります。

従業員の入退社に伴う業務で健康保険や厚生年金に関する資格取得・喪失届でのマイナンバーの記載は平成29年1月からと1年遅れになります。

各事業者が一斉にマイナンバーを使用するタイミングは平成29年1月に行う源泉徴収票や支払調書の税務署への提出、給与支払い報告書の市区町村への提出時期です。

したがって、従業員の入退社などの予定が全くないという事業者であればマイナンバーを実際に使用する平成29年1月までにマイナンバーを管理する方法を考えて、集めればいいのです。
少し余裕がありますよね。

まとめ

事業者にとってマイナンバー制度による直接的なメリットはありません。

むしろマイナンバーの管理や収集といった事務が大きな負担となります。

そのためにも最低限やるべき事とスケジュールを把握して無駄な業務などが発生しないようにしておきましょう。

マイナンバーは税理士や社会保険労務士に依頼している業務に係わるものです。

顧問の税理士や社会保険労務士からマイナンバーの対応についての案内がない場合は、早めに確認しておいてください。

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【編集後記】

昨日は3歳の息子の運動会。

玉入れでは白い玉を使うチームなのに、
途中で赤い玉を入れたいと主張しゲームを放棄。。

来年の玉入れでの成長を楽しみにしたいと思います(^^;

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