費用より時間と気持ちのプラスを選ぶ。
紙の書類での手続きがまだあります･･･
税理士の仕事で
会社や個人の税務署などへの
申告業務は電子申告が
進んできましたが、
未だ紙の書類を提出しないと
いけない手続きがあるんです。
小規模企業共済や倒産防止共済
への加入手続きのサポート
なども行っていますが、
これらの手続きも紙の書類での手続き。
お客様に手続書類を送って、
返送して頂き、
その書類を確認して提出。
こうした手続きも
早く電子化されることを
祈ってます･･･。
デジタル庁に期待します。。
返信用レターパックを送る意味
こちらからお客様に送る書類は
レターパックライトもしくは
レターパックプラスで送ること
がほとんどです。
封筒に郵便切ってを貼って送る方が
郵送のコストを抑えることができるのですが、
それをやっていません。
レターパックを利用することで
配達記録が残ります。
予定通り書類が届かない、
となったとしても
いつどの郵便局に届いたか、
お届け先にまで届いたけど
不在で持ち帰りとなったのか、
確認できますよね。
お客様にとっても、
こちらにとっても
書類の状況が分からないという
不安を無くすことができるので、
ある時からレターパックを使っています。
レターパックを利用するのは
こちらから発送する書類
だけではありません。
お客様から返送して頂く書類が
あるときには
返信用レターパックをお渡し
しています。
返信用レターパックには
送り主であるお客様の名前、
送り先である私の事務所の宛先、
中身は「書類」であることを
全て記載しています。
記載というより
宛名シールですね。
お客様にとっては
必要な書類をご用意いただければ、
あとはそのレターパックに書類を入れて
ポストに投函していただだけ、
になるように。
書類を送るときは
宛先や送り主の情報を書いて、
重さや大きさに応じた切手を貼って
それからポストに投函する、
作業が必要になります。
それなりに時間が掛かりますし、
この作業があるから、
書類の準備は明日に先送りしよう、
と考えてしまうことも
ありますよね。
そうしたストレスを少しでも解消し、
お客様の時間の短縮にも繋げる
ためにも返信用レターパックを
活用するんです。
返信用レターパックの追跡番号も
記録しておけば
返送頂いた書類が届かないときに
書類の状況も確認できますしね。
自分が受けて嬉しいサービスは積極的に取り入れる
もともと
税理士としての独立当初は
ここまでレターパックを
使用していませんでした。
けれど、
自分が何かの手続きする際に
返信用レターパックを受け取ったときに
書類を送ることへのストレスが減って、
この気配りはいいな、と感じたんです。
自分が受けて嬉しいサービスは積極的に取り入れる
ことを続けていきたいです。
返信用レターパックを
直接お渡しした際に
喜んでいただけると
こちらも嬉しいですしね。
【編集後記】
昨日の午前中は息子達の
スイミングスクールの付き添いの後、
100円均一のお店で
次男の紙ねんどを調達。
小学生だったころは
文房具屋さんに行くことが
楽しみでしたが、
今は100円均一で揃いますね^^
【昨日の1日1新】
・とくになし
