使いようですね。
電話でよくあるこんなこと
電話のやりとりでこんな経験
ありませんか？
●ステップ1
ある人から電話が掛かってきた。
でも、来客中だったり、運転中で
電話を取ることができなかった。
●ステップ2
やっと電話ができるようになったので
電話をかけ直したが、つながらなかった。
●ステップ3
また相手から電話が掛かってきた。
でも、今はまた別の用事で電話を
取ることができなかった。
●ステップ4
また電話をかけ直したけど、
つながらなかった。
●ステップ5
またまた電話がかかってきて、
今度はなんとか電話に出ることができた。。
ステップ5で止まったからいいものの
どこまで続くか分かりませんよね。
このことから言えることは
電話で相手の時間を確実に
奪っているということです。
時間だけでなくお互いがストレス
を抱え、心も奪ってます。
電話の掛け合いでお互いが
消耗してしまいます。
税理士の内田さんがブログで
こんな記事を書かれています。
相手への気遣いが大切ですよね。
電話はメールの補助手段として考える
先ほどの電話の掛け合いを
避けるためにも
電話はメールの補助手段と
考えた方がいいです。
電話の掛け合い回避作戦
電話の掛け合いを回避する
作戦があります。
先ほどの例でも
ステップ１、ステップ２の段階で
メールに切替えます。
お電話頂いていたようですが、
どんなご用件でしたでしょうか？
○時から○時頃なら電話に
出ることが可能です。
こんなメールを入れるだけです。
すると相手の方からも
用件だったり、
いつ電話をするのかの
メールの返信を頂けます。
あとは指定した時間に
電話をする、もしくは
電話を受ける。
もしくはメールで解決することも
あるかもしれませんよね。
もちろんこの時のメールの宛先が
相手がいつでも見ることができる
アドレスかどうかは
知っておかないといけません。
メールを送ったけど、
相手が外出中で
会社や家に帰らないと
確認できないアドレスに
送っても意味がないので。
電話はメールの補助手段として考える
あくまでメール中心で
電話はメールの補助手段と
考えることです。
メールのメリットは
相手の行動を止めず、
時間を奪わないこと。
さらに、記録としても残るので
後から検索することもできます。
でも、メールも万能でもありません。
感情は伝わりにくいので
誤った印象を与えかねません。
話した方が早いこともありますよね。
基本はメールでやりとりしつつ、
必要に応じて電話を使うことが
スムーズにコミュニケーションを
取るコツだと考えています。
あらかじめメールで
用件を伝えたり
電話する時間を決めておく。
すると電話する前に
お互いの準備ができて、
電話の時間も短くできますよね。
大切なのは時間の意識
仕事をしている以上、
時間は利益に繋がっています。
電話を掛けたり、掛け直したりの
掛け合いで時間を費やすことは
もったいないですよね。
お互いがその時間を
別のことに使えば、
それだけで
お互いの利益がアップします。
そう考えるだけで
メールと電話の使い方も
が変わるはずです。
まとめ
電話はあくまでメールの補助手段
として考えましょう。
それだけで余分な時間を使うことなく
お互いの利益アップにつながります。
【編集後記】
ひとり税理士事務所なので
お客さまには電話を頂いても
すぐに電話を取れないことも
多いとお伝えしてます。
メールの方が早く返事できるので、
メールをオススメして、
頂いたメールにはなるべく早く
返信するようにして。
おかげでメールでのやりとりも増え、
コミュニケーションのスピード感も
アップしてきました(^^)
【昨日の1日1新】
・Boulangerie et cafe fiveran 海老塩ロール
【昨日の1日1捨】
・ある会員のメール案内の停止
