Excelのテーブル×ピボットテーブルが役に立ちます。
Excelでこんな表を作っていませんか？
飲食店や小売店を営んでいる場合や
一般向けのサービスを提供している場合
Excelでこんな集計表を作っていませんか？
月ごとにシートを分けて
日別の売上を記録する。
Excelを使えば
日別の売上合計だけでなく
来店客の組数、客数や
組単価や客単価も
把握することができます。
月ごとの合計や平均を把握したり
曜日別の集計表も作ることもできます。
こういう情報があると
経営に役立ちますよね。
以前は
この形式で毎月新しいシートを
追加して作成していました。
データを溜めて、Excelに集計してもらう考え方
先程の表、実は欠点があります。
それは時系列での情報確認が
面倒くさいということです。
2015年11月の情報は1枚のシートで
見ることができますが、
2015年10月の情報は別シートに。
過去6ヵ月を比較して
客数や客単価がどうなったかを
確認するとなると
別の表を作らないといけません。
それを解決するのがExcelのテーブルと
ピボットテーブルです。
Excelのテーブルでデータを溜める
先程の売上を管理する表ですが
月ごとにシートを作成するのをやめます。
構成は
データを入力するシートと
集計するシートの
2つのシートだけです。
まずデータを入力するシートでは
テーブル機能を使います。
新しいシートに必要な項目とデータを一部を貼り付けます。
これまでの表を貼り付けて、
今後集計していきたい項目を追加します。
年ごとや月ごとの比較ができるように
項目を追加します。
テーブルに変換する
範囲を選んで「挿入」－「テーブル」をクリック、
もしくは「Ctrl + T」をクリックします。
テーブルの作成の画面が出たら
そのまま「ok」を押します。
テーブルの完成です。
テーブルの便利な点は
下に新しいデータを入力していくだけで
上と同じ書式や式を引き継いでくれる
ところにあります。
あと、1行ごとの色分けも自動で
してくれるので見やすいです。
ピボットテーブルで集計する
テーブルが出来たらピボットテーブル
を作成します。
表の範囲を選択して
「挿入」－「ピボットテーブル」を
クリックします。
ピボットテーブルの作成の
画面が出たら「ok」を押します。
集計したい表のレイアウト
を作っていきます。
「年」「月」「曜日」といった
集計したい単位を「行」に設定します。
さらに、集計したい項目を
「値」に設定します。
「組数」「客数」「売上合計」など。
集計表の完成です。
あとは、
テーブルで作った表に
日々のデータを記録し、
集計表のシートで
表の上で右クリックして
更新をするだけです。
データの蓄積とともに
集計表も更新されていきます。
この集計表だとデータが
溜れば溜るほど経営に役立ちます。
2015年12月、2016年1月･･･
のデータが集計表に加わっていきます。
年ごと、月ごと、曜日ごとの
情報を一覧できますよね。
業務効率化と経営に役立つ情報提供を実現
経理業務の時間を短縮できて、
さらに自社や自身の実態を把握できれば
空いた時間を使って
どうやって売上を確保するか、
原価や経費を抑えるかを
考えることができます。
しかも、
業績が悪くなってきた時にも
どこに問題があるのかも
分かります。
客単価が下がっているのか
客数が減ってきているのか
など。
Excelのテーブルとピボットテーブルで
業務効率化と経営に役立つ情報提供が
実現できます。
まとめ
経理業務の役割には
税金の申告のために
必要な情報の記録する役割が
ありますが、
経営に役立つ情報を提供
する役割もあります。
だからといって
経営に役立つ情報を提供するために
時間をかけ過ぎてはいけません。
時間短縮を図りながら
経営に役立つ情報を得ることが
できるしくみを考えましょう。
【昨日の1日1新】
・iTunesサーバーとiPodの同期を試す
・長男と哲学の道散歩
【編集後記】
京都の紅葉も色づいてきましたね。
あいにく今日は雨模様ですが(^^;
