適切な情報量になっていますか
打ち合わせの前の準備と打ち合わせの後
お客様との打ち合わせが
上手くいくかは
その打ち合わせ前の準備に掛かっている
といっても過言ではありません。
どんな議題を話すのか
どんな資料を用意するのか
をあらかじめ準備をするからこそ
打ち合わせ自体がスムーズに進む
と考えています。
話し合わないといけない議題や
説明しないといけないこと、
確認して頂くことなど
全て口頭で話しを済まそうとしても
伝える側にとっても
それを聞く側にとっても
負担が掛かりますよね。
さらに打ち合わせの後に
どんなコミュニケーションを取るか
も重要です。
対面であればその場で資料を
お渡ししますが
オンラインミーティングであれば
ミーティング中は画面で共有して
見て頂くことになります。
ミーティング後に資料を送ることはもちろん
簡単にそのミーティングでの決定事項や
次回の予定などをお送りします。
対面であれば相手がどこでどんなメモ
を取っているかも分かりますが
オンラインだと分かりませんからね。
相手に伝わるための情報量の調整。情報量を意識して伝える。
打ち合わせを行う前に
伝えることを準備することで
必要なことが
相手に伝わるようにします。
さらにその準備によって
打ち合わせの中でスムーズな
ディスカッションができるように
することも目指しています。
準備をして、
打ち合わせ中もスムーズな進行を
心がけていきます。
けれど、
時にはその打ち合わせの情報量が
非常に多くなってしまうこと
もありますよね。
重要な議題をいくつも話し合ったり
伝えないといけないことが多く
確認する資料が多くなったり
することもあります。
情報量が多くなりすぎると
誰しも頭の中でその情報を
整理することや記憶することが
難しくなっていくものです。
そう感じたときには
いかに情報量を調整するか
を考えることが欠かせません。
相手にとって聞くばかりの情報量が
多くなってしまわないように
資料を使うなどして
見る事で得られる情報量との
バランスを取ること。
また、
必ずその場で確認しないといけない
こともあれば
また次回でもいいことや
参考情報として打ち合わせ以外の場で
メッセージ等で伝えればいいこと
だってありますよね。
何かを伝えようとするときには
その情報量が適切かどうかを
確認しながら伝えていくこと
が欠かせませんね。
伝えたことより伝わったことの方が大切
相手にいくらいいことや
大切なことを伝えたとしても
相手に伝わってなければ
意味がありませんよね。
だからこそ、
相手には伝えたから
こちらとしてやるべきこと
はやったと考えないように
したいものです。
伝わるように伝えたか
もっと伝わる方法はないか、
伝えている時の情報量は適正か
を確認しながら
相手に伝わったことを
確認するところまで
相手に行動してもらうために必要な伝え方
になりますね。
【編集後記】
車の内装で傷が付きやすい部分を
スマホ用のコーティング材で
コーティングしてみました。
つやが出るとともに
傷が付きにくい安心感も
生まれましたね^^
【昨日の1日1新】
・スマホまもる君で車のある部分をコーティング
