会議を短くするために必要なこと。会議より会議の前が重要。

時間どおりに終わっていますか。

20180127

大切だから長くなる!?

「どうしても会議が長くなってしまう」

「会議の議題がたくさんあるけど時間内に終えることができない」

会議に対するこんな悩みを
聞くことがありますし、
実際に私自身も過去に
経験したことでもあります。

会議でしっかり話し合おう、
解決策や答えを出していこう、
そう意識すればするほど、
大切な会議だからこそ
長くもなるはずです。

出席者の誰からも意見が
出ることなく
会議も形式的にすぐに
終わってしまう。

そんな状態よりかは
よっぽどましですけど、
やっぱり会議の時間は
短くしたいものです。

会議を短くするために必要なこと。会議より会議の前が重要。

重要な議題についての
話をしながらも
会議の時間を短くするためには
どうすればいいでしょうか。

会議より会議の前が重要

そう考えています。

こんなことができていると
会議を短くすることができるのでは
ないでしょうか。

1. 小さな議題は会議の前に解決する

1時間とか2時間とか限られた
会議の時間に参加者それぞれが
持論したい、解決したい議題を
持ち出していればどうでしょうか。

大切な議題もあれば、
1人の参加者にとっては大きな議題
でも参加者全員にとってはそれほど
大きな議題ではないこともあります。

だからこそ
会議じゃなくても解決できる
小さな議題を会議の前に
解決できればどうでしょうか。

会議の中で話し合いをしなくても
済みますよね。

そのためには普段から会議のメンバー
同士が考えている課題や解決したい
ことを共有できる環境が必要です。

たとえば、
メーリングリストや
チャットワークなどのメッセージツール
のグループチャットだったり
LINEのグループだったり。

そういった環境で
困っていることや解決したいことを
メンバーがそれぞれが
その都度、発信する。

そして必要なメンバーがそれに答える、
あるいは最低限必要なメンバーだけで
ミーティングをして解決する。

普段から小さな議題を
解決しておけば、
会議で取り上げることは
大切な議題、全員で考えないと
いけない議題だけになりますよね。

2. 会議の議題を事前に共有する

会議をするときに
会議で話し合う内容を
参加者全員が確認できる
タイミングはどんな
タイミングでしょうか。

会議が始まってから
今日の議題を確認するのと、
前日までに参加者全員が
会議の議題を把握しているのとでは
会議中の進行速度が大きく
変わるはずです。

議題を事前に共有できれば
参加者も議題に対する意見を
事前に考えておくことが
できますよよね。

会議の中で考える時間を短縮すれば
その分、会議も短くなります。

3. 会議の議題と終了時間を全員が意識する

会議が始まるときに
今日の議題と終了時刻を
全員で確認することです。

今日の議題を確認することで
今日中に決めないといけない
ことを全員が認識することが
できますよね。

さらに優先的に話し合うことと
後回しにしてもよいことの
判断もできるので
急ぎではなないことから話し合って
大切な議題の結論が出せない、
なんてことがなくなりませんか。

そして終了時間を全員が確認し、
なんとかその時間に終わらせる。

そう意識していれば、
時間内に結論が出るように、
会議が終わるように
意見を出したり議論しますよね。

終了時間を意識しない人が
1人でもいると
終了時刻間際なのに、
新たな議題を提示してしまう。

なんてことも起こりかねません。

まとめ

会議の時間を短くしたい。

時間内に会議を終えたい。

そう考えるのであれば、
会議そのものよりも
会議の前が重要です。

会議も準備が8割。

ですね。

【編集後記】

税理士としてお客様と
打ち合わせするときも
同じですね。

打ち合わせの前に
ちょっとした質問やすりあわせを
いかに終わらせることができるか。

それによって
打ち合わせをするときには
大切な議題について
しっかり考える話し合う
時間を確保する。

そうなるように
普段のコミュニケーションが
大切ですね(^^)

【昨日の1日1新】
・虎屋ういろ

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