目的を共有できるとズレが少なくなる。
電話にはすぐに出れないので
お客様との普段の
コミュニケーションは
Chatworkやメール、LINE
が中心です。
お客様と顧問契約を結ぶときに
必ず次のようなことを
お伝えしています。
「電話だとすぐに出ることができず折り返しのお電話も遅くなります」
「Chatworkやメールだと移動中でも返信ができて、早く返信できるのでなるべく、Chatworkやメールでのやりとりをお願いしています。」
おかげさまで
お客様からのご連絡のほとんどが
Chatworkやメール、LINEで、
電話がならない日も少なくありません。
お電話をご希望される時にも
まず電話ができそうかの
メッセージを頂けるので、
電話がつながらないストレスを
感じることも少ないわけです。
もちろん
「急ぎの要件のときはお電話ください」
ともお伝えしています。
そのため電話を頂いたときには
何か急ぎの要件がある、と
こちらも分かるので、
電話を取ることができなくても
メッセージで要件を確認するなど
対応ができます。
なぜ効率化を目指すのか。目的を共有してから進める。
普段のコミュニケーションは
電話ではなくメッセージツールで。
お客様に対して
なぜ、そのような方針かを
伝えるとともに
そもそもの目的を共有するように
しています。
税務顧問として、
税金に関するご相談や
税金の申告書などの書類の作成
を行うだけではなく、
経理を中心とした業務の効率化を
目指していくこと。
お客様にとっては
税理士とも素早く連絡が取れる
環境を作っていただいて
事業のこと、プライベートのこと
に充てる時間を増やしていただく。
税理士側からすれば
電話がつながらず、かけ直しする
といったことには時間を使わず
お客様の数字のこと、税金のこと
を考える時間を増やすことで
お役に立てる関わり方をしていきたい。
こうした目的の共有ができていれば
どういう連絡手段がいいか、
も必然と決まっていきますよね。
目的を確認することでズレが減る
目的を確認して共有することで
連絡方法についての認識のズレ
もなくなり、
連絡が付かないことによる
ストレスがなくなります。
同じように1つ1つの仕事でも
目的を確認することで
成果物のズレも減らすことが
できますよね。
「○○の計算をして欲しい」
という仕事の依頼があった場合で
考えてみましょう。
目的を確認することなく
「○○の計算」
を行って結果を報告したときに
実は「□□の計算」も必要だったと
分かった。
目的を確認することで
「その目的で○○の計算を行うなら、□□の計算も行って比較した方いいですよ」
と○○と□□の計算を最初から
行う場合とでは
仕事の効率も大きく変わりますよね。
ズレをなくすためにも
目的の確認が欠かせません。
【編集後記】
昨日の朝は
洗濯、トイレ掃除など
土曜日のルーティンの後、
事務所へ出勤。
晩ご飯前には
長男と漢字検定のリハーサルを
行いました。
息子がこうした検定を受ける
ようになるとまた一つ
成長を感じますね(^^)
【昨日の1日1新】
・確定拠出年金 第2号加入者届出書の提出
