最初の加速が肝心です
メールやメッセージが来たときに打ち返せるかを考える
メールやメッセージでの
ご質問やご相談を頂いたときには
なるべく早く返信するように
気を付けています。
もちろん「早く返信する」と言っても
その内容に応じて早さは変わります。
現在進行形でトラブルが発生していて
すぐに解決が必要なこと。
日程の調整に関わることで
やりとりをしないと
他のことに影響が出てしまうこと。
こうしたことはより早く返信する
必要があると考えています。
一方で
その質問やご相談の内容が
早く答えを出したしても
その影響がすぐに表われないことであれば
他に急ぎの内容を優先して、
その日のうちに、あるいは
翌日中に連絡をするようにしています。
どちらにしても
メールやメッセージが来たときにすぐに返信できるかどうかを考えること
が欠かせませんよね。
来たものを打ち返し続けて、打ち返しのスピードを上げる
メールやメッセージでの
ご質問やご相談を受けたときには
どんな内容であっても
まずはその場でその内容を確認して緊急度を確認すること
が必要になります。
緊急度を確認することができれば
その緊急度に応じて
・その場ですぐに返信する
・緊急度が分からない内容であれば再質問の返信をする
・その日に行う業務の中に1つに入れて、後から早いタイミングで返信する
・緊急度が低ければ、いつまでに回答するかを返信する
といった振り分けを行います。
この振り分けまでを
メールやメッセージを確認したときに
その場で行うかどうかで
メールやメッセージなどで
質問や相談を受けた時の
レスポンスの早さが変わってきます。
この振り分けを行っていなければ、
一度、メールやメッセージを確認しても
また後から、また後日、
そのメールやメッセージの内容を確認すること
が必要になります。
時間が経ってから
メールやメッセージの内容を確認したときに
その緊急度が明らかでなかったり
追加で確認することが必要であること
が分かるとどうでしょうか。
そこから質問の返信をして、
またその返信が来てから
緊急度を判断する、回答内容を考える
必要がありますよね。
緊急度が高いものにも関わらず
対応が遅れてしまう
といったことにもつながりかねません。
来たものを打ち返し続けて、打ち返しのスピードを上げる
という意識を持つことで
メールやメッセージが届いたときの
緊急度の振り分けまでを
すぐに行っていけるようにも
なるものです。
求めるものはスピードより効果
来たものを打ち返し続けて、打ち返すスピードを上げる
といっても
メールやメッセージが届いたときに
すぐにその質問や相談に対する
回答が必要というわけではありません。
質問や相談もメールやメッセージを送ったら
すぐに回答が返ってきた。
といっても
その回答の内容が的外れのものだったら
意味がありませんよね。
まずは緊急度の振り分けを行うこと
のスピードを上げること。
そして、その内容に応じた適切な
回答を出せるようにすること。
ただただレスポンスが早ければいい
わけではありませんよね。
スピードは意識しながらも
スピードよりも効果を発揮すること
を優先したいですね。
【編集後記】
今週末に所用での遠出
を予定しているのですが、
天気予報を見ていると
天気がイマイチのようで。。
すぐに変わることはないと思いながらも
天気予報アプリとにらめっこを
しています^^
【昨日の1日1新】
・進々堂 渋皮栗あんぱん
