見え方の確認を減らしてスマートに。
Zoomミーティングの画面共有での失敗
Zoomミーティングはじめ
オンラインミーティングのメリットの1つが
画面共有機能です。
自らの端末にあるデータを
その場で表示して
ミーティングの参加者の端末で
同時に共有することができます。
私の場合であれば
WordやEvernoteで作成した
打ち合わせの議題を画面共有しながら
打ち合わせをしながら
その場で議事録の残していきます。
ミーティング終了時点で
9割方、議事録も完成しているので、
議事録を提出するまでの時間を
短縮することができます。
また、議事を書いているときに
間違っていると
その場で訂正してもらえて
助かることもあります。。
議事録以外にも
決算までの見通しや税額試算、
キャッシュフローの実績計画資料
のExcelも画面共有しながら
打ち合わせの内容をその場で
反映させたりしています。
その他にも、各参加者からも
参加者に見て欲しいデータがあれば
事前の準備をしなくても
端末にデータがあれば共有できるのは
便利ですよね。
Zoomミーティングに画面共有をスマートに。iPod touchをサブ画面に。
ただ、Zoomミーティングで
PCにある資料やファイルを表示して
画面共有するときに
注意しないといけないことが
画面共有した資料やファイルが相手に正しく見えているか
ということです。
自分自身が画面共有ができていると
思い込んで話しを続けていたけれど
まったく別の資料を画面共有していた。
正しい資料を画面共有しているけれど
文字など小さくて見にくい状態だった。
画面共有をしている本人は
自分自身のPCに該当の資料やファイルを
表示しているので、
参加者から見て正しい画面が表示されているか
見やすさが大丈夫かどうか
気付かなかったりもするんです。
そこで、
最近は、Zoomミーティングに
iPodtouchをサブ画面として
参加させるようにしました。
iPodtouchは
ビデオやマイク、スピーカをオフにして
Zoomミーティングに参加させます。
ビデオなしで参加を選びます。
マイクにアクセスさせないことで
ハウリングなどを防ぎます。
音声を聞く必要もないので
オーディオなしにします。
こうすることで、
自分自身が画面共有で表示した
ファイルが正しく表示されているか、
見やすい大きさになっているかなど
を確認しながらミーティングを
進めることができます。
iPod touchのZoomミーティングの表示名も
「○○のiPodtouch画面確認用」
冒頭でひと言参加者に伝えておけば
知らない人が参加しているという
心配を防ぐことができて安心です。
もちろんiPodtouchでなくても
いいのですが、
iPhoneだとメッセージなどの
通知があったり
稀に電話の着信があるかも
しれませんよね。
iPadだと画面が大きすぎて
少し邪魔になります。
今使用している
iPod touchは画面サイズも
4インチなので、
画面共有を確認するためだけの
モニタとして最適なんです。
オンラインミーティングがいいと感じてもらえるように
直接お会いしての
対面のミーティングの良さ
も実感しているので
オンラインミーティングだけ
にしたいと思っているわけ
ではありません。
けれど、
少しでも対面でのリスクがあるとき、
むしろオンラインミーティングの方が
適しているときもあるわけです。
そうした時に
オンラインミーティングがいい
思って頂ける努力を
続けていきたいものです。
これからもサービスや技術
は変わっていくでしょうし
より良い形を追求していきたいですね。
【編集後記】
今週、来週始めまで
対面での予定は全てオンラインに
変更させて頂きました。
オンラインでもいいと
感じてもらえるように
スムーズなミーティング運営
を目指します。
もちろん直接お会いする機会
も大切なので
うまく併用していきたいですね。
【昨日の1日1新】
・新しい寝袋
