取り組む前に分けること
お客様に伝える業務は分解して
税理士の仕事が上手く進むかは
お客様に行動して頂けるかどうかに掛かっている
といっても過言ではありません。
お客様が必要な業務を必要なタイミングに
行っていただけるからこそ
仕事がスムーズに進んでいきます。
しかも、
税理士側からお客様に依頼をする業務
も少なくないので、
その業務をどのように伝えていくか
が重要だと考えています。
「○○の手続きをしておいてください」
と伝えるのは簡単です。
けれど
○○の手続きをいつまでに、どこで、どのように行うのか、
お客様が知らなければどうでしょうか。
○○の手続きがどういうものかを調べるところ
から始めないといけませんし、
調べないと分からないことであれば
行動すること自体が
おっくうになりかねませんよね。
業務内容を分解して、
期限や場所、その方法を具体的に
伝えていく必要があります。
ハードルの高い業務は細かく分解してから
やらないといけないことは分かっているけど、
ハードルが高いな、取り組むのがおっくうだな
と感じるような仕事はありませんか。
具体的な手順が分からない、
慣れていないことをしないといけない、
なんとなくやらないといけないことが多い。
そんな状態の業務を目の前に
してしまうと
ついつい先送りしてしまい、
目の前のすぐにできる仕事から
取り掛かってしまう、
なんてことはないでしょうか。
私はよくやってしまいます。
だからこそ、
お客様に依頼することを
伝えるときには
なるべく細かく分解して
伝えるようにしています。
「○○の手続きをしておいてください」
と伝えるのではなく
①□□で××を取り寄せてください
②△△の書類を作成してください。記入例はこちらを参照してください。
③○月○日までに☆☆で○○の手続きを済ませてください。
と細かく分解して伝えます。
すると、
①から③まで全て行う時間がなくても①だけは今日中に済ませておこう、
と取り掛かることができます。
①から③の全体像が見えて
難しい業務ではないことが分かるだけでも
気分が楽になりますよね。
具体度を高めて確実にできるように
ハードルの高い業務であっても
細かく分解して
1つ1つの業務の具体度を高めること
ハードルが下がって
取り組みやすいものに変わっていきます。
誰かに仕事を依頼する場合でも
自分の業務を確認する場合でも
同じです。
ハードルが高いなぁ、
おっくうだなぁ
と感じる業務があれば
まずは細かく分解して
具体度を高めてみましょう。
これから行う業務に限らず、
今使っている言葉の具体度は十分か
は常に確認するようにしたいですね。
【編集後記】
昨日は朝にお風呂掃除などをした後
事務所へ出勤しました。
仕事を進めつつも
仕事環境を良くする方法を
いくつか思いついたので
早速実行してみました^^
【昨日の1日1新】
・PCから予備の税理士電子証明書追加発行依頼
