記録を残すからさらに広がります
思考の記録を残さないと流れる･･･
打ち合わせをしているときに
何も記録することなく
話しをしていると
最初に話していたことと
同じ議題に戻って
また同じ話を進めていた。
こんな経験はないでしょうか。
その場の流れに従って
話しをしていると
別の議題に移ったとしても
何らかのきっかけで
前の議題に戻ってしまう
なんてことが起きてしまいます。
お互いがどんなことを考えたか
思考の記録を残していないので
こうしたことが起きることも
避けることができませんよね。
思考の記録を残しながら共有して確実に次へつなげる
打ち合わせをするときに
どんな意見が出たか、
どんな感情を頂いたか、
どんな事実があったか
など結果だけでなく
その結果につながる思考の記録
を残すようにしています。
しかもただ記録するだけでなく
より有効な方法は
記録を残しながら共有する
ということです。
対面のミーティングであれば
ホワイトボードが有効です。
ホワイトボードに検討するテーマを書いて、
打ち合わせをするときに出てきたことを
書き留めていきます。
オンラインでも画面を共有して
Wordなどを使って記録していくことを
共有していきます。
1つのテーマに対して
現状を洗い出すために事実を書き留め
その事実にどんな感情を頂いているのか、
懸念していることはないか
話しをする立場からしても
言葉にしたことが記録されていくので
頭の中に残す必要もありませんよね。
思いつくところを
ただただ話していくだけで
いいわけです。
現状の洗い出しをしながらも
新たなアイデアなどが浮かぶことも
あります。
そうしたもの全て記録して
共有していきます。
その場にいるメンバーが考えていること
のズレもなくなりますよね。
そして、
ミーティングの結論となる理想の状態や
それを実現するために必要な行動や条件
も同じく記録して共有していきます。
どういう過程で
その結論や行動が決まったかが
分かるので
次、何をすればいいか
が明確になりますよね。
話し合いの経過の中にヒントがある
議事録などでは
要点をまとめて結論を書くこと
が推奨されることが
多いと思います。
ただ、要点や結論だけを
記録したときには、
記録されない
感情や原因といったものの中にも
課題解決や理想の状態を
考える上でのヒントが
隠れています。
こうしたヒントを
丁寧に見つけることで
本当に実現したいことは何か、
必要ないことにとらわれていないか、
より本質を見極めることにも
つながります。
同じ時間を使って
話し合いをするのであれば
本質を見極める時間に
していきたいですね。
【編集後記】
昨日の午前中は
来所されたお客様との打ち合わせでした。
ホワイトボードいっぱいの
文字量になりましたが、
次何をしていくかが
明確になりました(^^)
【昨日の1日1新】
・日本システム収納 関係法人用申込手続き
