メールでのやりとりが多いからこそ。マイルールを決める。

メールでのコミュニケーション、気持ちよく行いたいですよね。

20150703




メールでのやりとりが多いからこそルールを決める。

仕事においてメールに費やす時間って多いですよね。

お客様や取引先とのやりとりもなるべくメールで行うようにしています。

電話だと会話した内容が残らないですが、メールだと双方の記録として残るので後から確認することもできます。

何よりも相手の時間を奪うことがありません。
メールを受け取った側は自分の都合の良いタイミングでメールのチェック、返信をすればいいのです。

その他にもメルマガやシステムの更新案内、FAX(メールで確認できるeFaxを使っています)など様々な情報がメールに集まります。

必然的にメールの件数も多くなるので、メールだけに時間をかけ過ぎることなく、かつ、相手とうまくコミュニケーションできるよう自分の中でのルールを決めています。

仕事でメールを使うときの4つのマイルール

仕事でメールを使うにあたって次の4つのマイルールを設けています。

1. メールチェック・返信が終わったらメールソフトを閉じる

PCではGmailを使ってメールを確認していますが、メールチェックや必要な返信が終わればGmailを閉じるようにしています。

メールソフトを立ち上げたままだと、他の作業をしていてもメールの受信に気がついたり、気になったメールを見返したりとなかなか集中できません。

あくまで「メールをチェックする」と決めた時間だけメールソフトを立ち上げます。

よくメール受信通知をポップアップで表示する機能がありますが、もちろんこれも使いません。

あと、ChromeでGmailを使っていますが、Gmailのタブを閉じればその分メモリ使用量も減ってPCの動きが軽くなるという効果もあります。

2. クイックレスポンス

クイックレスポンスを心がけています。

休日を除いてその日から翌日までに返信をします。
時間が掛かる内容であれば、その旨を返信します。

メールを送った相手側としては何らかの確認や依頼をしているわけです。
その回答が早ければ早い程、相手側の待ち時間が減って、次の行動に移ることができます。

相手側のストレスも減りますし、場合によって自分に対する相手側の行動も早くなるので自分にとってもプラスですよね。

もちろんメールソフトをずっと立ち上げている訳ではないので、メールが来たら何が何でも即対応という訳でありません。

自分がメールをチェックするタイミングでのクイックレスポンスです。

3. 受信トレイを空にする(なるべく)

比較最近始めたのがこちらです。

メールが届いた受信トレイ(いつも見る画面)を空にするルールです。

Gmailであればメールが届いた受信トレイを空にするためには、メールを削除するかアーカイブ(受信トレイでは見えないがGmailには保存しておく)するかのどちらかの対処が必要です。

不要なメールはタイトルもしくは中身を見てその場でゴミ箱に入れます。
ゴミ箱に入ったメールは1ヶ月で自動で削除されます。

必要なメールであれば、後で返信や作業が必要なものはその対応が終わるまで受信トレイに置いておきます。

その返信や作業が終わるまで受信トレイに残るのでTodoリストの役割を果たします。

返信や作業の必要のないメールはアーカイブします。
受信トレイからはなくなりますが、後から必要であれば検索して確認することができます。

受信トレイが空になると気分が軽くなります。
常に空にできる訳ではありませんが、受信トレイのメールが少ないと余分なことを考えずに済みます。

受信トレイにたくさんのメールがあると色々気になってしまいますよね。

4. 定型文で文章を書き始めない

昔は、メールの新規作成ボタンや返信ボタンを押すと、
「いつもお世話になっております。○○の佐竹です。」
という定型文が自動で表示されるよう設定していました。

確かに効率的ですが、今はこれをしていません。

メールは文字だけで相手に伝える手段です。
感情まで伝えることができないので、誤った印象を与えてしまう可能性があります。

そこで、少しでもこちらの気持ちを伝えるため、メールを書く時間や相手、状況によってその都度、文章を変えます。

おはようございます!
こんにちは!
いつもありがとうございます。

というように書き出しは様々です。

過去の職場の先輩は
「〇〇社長、こんにちは、△△です」
という書き出しでメールをされていました。

その社長にお会いしたとき、
△△さんからのメールは「こんにちは」という書き出しなので元気が出るよ、
とおっしゃっていたのを今でも覚えています。

それ以来、メールの書き出しは時間帯や自分の相手に対するを思いを意識して書くようにしています。

まとめ

メールに対するマイルールはまだありますが、
今日はこのあたりで。

メールでのコミュニケーションのポイントは、
相手と自分のストレスをいかになくすか、
ですね。

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【編集後記】

iPhoneではなるべくメールの返信をしない、
というルールを最近始めました。

iPhoneでメールを返信するよりPCで返信する方が何倍も早く書けるからです。

電車での移動中などは、メールの返信ではなくiPhoneのKindleで読書するようにしています。
なかなか読書できていなかったのですが、少しずつでも読書を進めることができます。

このルール、なかなかお勧めです(^^)

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