会議で参加者の発言を増やすために取り組むこと

発言の多い会議にしたいですよね

複数人での会議で発生すること

お客様の中には
経営者の方との1対1ではなく
社員の方を交えての
複数人のミーティングを
させて頂くケースもあります。

この場合には
私自身がミーティングの進行役と
その場で共有する数字の報告を
させて頂くことが多いです。

数字の報告には
それほど時間も掛からないので
ミーティングの進行役としての役割が
必然的に大きくなりますね。

こうして進行役として
参加させて頂く会議以外でも
複数人が参加する会議で
発生することは

一部の方だけが発言する場になってしまう

ということです。

経営者と社員とでの社内ミーティングで
経営者だけの独演会になっているケース
はないでしょうか。

社員さんからの発言がないと
一層、経営者自身が話すばかりに
なってしまいますよね。

複数人が参加する会議に
進行役として関わる場合に
意識していることが

それぞれの参加者の発言を増やすこと

です。

参加者の発言を増やすためにも
次のようなことを行っています。

会議に参加している人の中には
何のためにその会議に参加しているか
を理解していない人がいるかもしれません。

例えば、上司から会議へ出席するよう
言われたとき

その会議がどんな目的かを伝えてもらえているでしょうか

その会議で何を話し合うかは
伝えてもらっていても
その会議で何を達成していいのかまで
伝えてもらっていないケース
もあるはずです。

だからこそ会議を行う際に
その会議の目的を明らかにして
参加者全員で確認しますし、
進行役をさせて頂く際には
その目的を伝えるようにしています。

発言したいことがあっても
発言内容を頭の中で整理しているうち
会議での議題が次の議題に移ってしまう
といった経験はないでしょうか。

本当は伝えたいことや
確認したいことがあったにも関わらず
議題が変わってしまい
発言するタイミングを失ってしまう
ケースもあります。

人数が少ない会議であれば
議題ごとに各参加者に確認事項などないか
進行役から確認することで
発言する時間を確保できますよね。

さらに、
発言内容の整理が必要な場合であれば
1分とか時間を決めて会議を一時中断し
発言内容をまとめる時間を取ること
も有効です。

全員が発言内容をまとめた上で
発言する時間を取れば
全員が発言できるように
なりますよね。

会議の参加者が発言したことには
誰かが何らかのフォローを
するようにしています。

進行役が感じたこと、考えたこと
でなくても
他の参加者に質問がないか、
感想がないかを確認すれば
いいわけです。

せっかくの会議の発言に対して
誰もその内容に触れることなく
話しが進んでしまっては
次から発言しようという
思いもなくなってしまいますよね。

会議の場では
普段あまり発言されない方
であったとしても
会議の議題について
いろいろと思いを
持っておられるケース
が少なくありません。

そうした方が発言しやすい
会議の場を作って
発言して頂ければ
他の方にはない新たなアイデア
や課題の解決策なども
共有することができますよね。

それぞれの参加者の発言が多い
会議にすることができれば
会議によってもたらされる
効果も高まります。

同じ時間をかけて
会議を行うのであれば
開催してよかったと感じられる
会議にしたいですね。

【編集後記】

昨日は次男の授業参観に
出席してきましたが
楽しく授業を受ける様子を
確認できてよかったです。

また、図工の作品展での展示で
見えないところで息子たちの
頑張っている様子を知ること
ができました^^

【昨日の1日1新】

･とくになし