何のために経理業務を効率化するのでしょうか？
経理業務を合理化する目的は？
経理業務の合理化、といっても何をするのかイメージしにくいですよね。
具体的には、
・伝票や帳簿の作成を手書きからPCの会計ソフトやExcelに切替える。
・銀行で振込していたものをインターネットバンキングでの振込にする。
・Excelで作成していた請求書を請求書システムに切替える。
・従業員の交通費や立替金の精算を現金から給与振り込みにする。
・棚卸の集計を手書きからExcelに切替える。
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と、経理業務のやり方をよりミスなく効率的な方法に切替えることをいいます。
経理業務の合理化ができれば経理業務を簡単に早くなることが分かります。
しかし、実際には「経理業務の合理化」という言葉のイメージや切替えることにより一時的に手間が掛かることなどから取り組みがされていないことが多いです。
そこで、経理業務の合理化の目的を、
「会社や事業の利益を増やすため」
を考えてみるととどうでしょうか？
経理業務の合理化を進めようという気持ちになりませんか。
経理業務を合理化する方法
では、経理業務の合理化はどのように進めていくのでしょうか。
何かプロジェクトのように経理業務の全ての業務を洗い出し、
合理化していってもいいのですが、どうしても時間がかかってしまいます。
お勧めは個別の業務から少しずつ変えていくことです。
1つ1つの経理業務を次の流れで再点検してみましょう。
1. 業務の流れを確認する
今行っている業務の流れを確認します。
例えば1日や1ヶ月の業務スケジュールを書き出してみます。
2. 簡略化できる業務がないか確認する
次に簡略化できないか確認します。
1ヶ月のうちに何度か振込処理をしていた場合にはそれを1回にまとめる。
振込処理していたものは口座振替に切替える。
労働保険料の口座振替。資金繰り改善や納付手続き効率化のためにお勧めです。 |
住民税の支払いを年2回にして資金繰りと業務効率を改善しましょう |
ちょっとした手続きややり方の変更で業務を簡略化できます。
3. やめてみる
今行っている業務をやめたらどうなるか、を考えます。
経理部門が社長や経営陣に対して提出している資料も全て必要なのでしょうか。
昔からの業務の引継ぎで経理部門では資料を作成しているものの、社長はあまりその資料を見ていないというケースもあります。
不要な資料の作成であればやめることができますよね。
他にも振替伝票を作成してからPCの会計ソフトに入力している場合、請求書や領収書から直接、会計ソフトへ入力することで振替伝票の作成をやめることができます。
4. PCでの作業に切替えできないか
PCやインターネットを活用して切替えができないか考えます。
手書きで行っていたものを会計ソフトやExcelに切替える、銀行に行って振込みしていたものをインターネットバンキングでの振込みに切替えるなどです。
PCやインターネットで行う業務は日々、便利に簡単になっていきますので、経理の合理化が一気に進みます。
このブログでもこういった事例を紹介しています。
請求書をExcelではなくMISOCAで作成する理由。会計ソフトへの連携機能にあります。 |
交通系ICカード(Pitapa)とクラウド会計ソフトの連携で経理処理を簡単に！【MFクラウド編】 |
交通系ICカード(Pitapa)とクラウド会計ソフトの連携で経理処理を簡単に！【freee編】 |
経理業務を合理化するメリット
誰が経理業務を行っているかによって経理業務の合理化によって得られるメリットも変わります。
社長自身が経理をしている場合
社長自身が経理を行っているケースでは、経理に掛ける時間を減らすことで日々の経営判断、営業や企画といった本業により集中することができます。
経理業務に掛かる時間、ストレスが減って本業に集中できれば売上や利益の増加に繋がります。
経理業務の合理化が直接利益に結びつきますよね。
担当者が経理をしている場合
担当者が経理をしている場合、経理業務の合理化により、その担当者の業務時間の短縮を図ることができます。
空いた時間で資金繰りの検討や売掛金の回収管理、無駄な費用の削減など、より利益に貢献する業務にします。
担当者の中には自分の仕事を取らないで、と感じる方もいらっしゃいます。
そんな時ほど、経理業務の合理化が、よりミスなく効率的になって業務のストレスが減り、かつ会社や事業の利益に貢献するという事実を理解してもらうようにしましょう。
まとめ
経理の合理化をしたいけど、どうやっていいか分からない。
そんな時はネットで調べたり、顧問税理士に聞いてみましょう。
いろんな事例が出てきますので。
このブログでもそういった事例を今後も記事にしていきます。
まずは、経理業務の合理化は会社や事業の利益に貢献するための手段の1つという意識に切替えてみましょう。
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【編集後記】
先日3歳の誕生日を迎えた息子。
もらったプレゼントの1つが「はたらくじどうしゃ図鑑」でした。
はまっている「消防車」のレパートリーがさらに増えそうです。
「スーパーハズマット」「スーパーファイター327」･･･
何をする車かさっぱり分かりません(^^;
