フルカスタマイズで体制を作ります。
会計ソフトへの取引の登録方法
会計ソフトへの
取引データの登録方法というと
「自計化」「記帳代行」という用語が
出てくることがあります。
「自計化」とは、
自社のメンバーだったり、事業主自身が
会計ソフトへの取引データの登録を行い、
会計事務所側では取引データの登録は行わず、
登録された会計データのチェックを
行う形態のことです。
一方で「記帳代行」とは、
会計事務所などに取引に関する資料一式、
請求書や領収書、通帳の明細など
を渡して会計ソフトへの取引登録を
代行してもらうという形態です。
クラウド会計が浸透する前であれば
インストール型の会計ソフトが主流だったので
事業者側のPCの会計ソフトを使って
「自計化」を行うか、
会計事務所のPCの会計ソフト使って
「記帳代行」を依頼するか
という選択肢になることが多かったです。
現金の取引だけはExcelを使って
お客様側で登録を進めるという形もありますが、
その他一切の取引登録を会計事務所側で行う
という意味では「記帳代行」の一種
だと考えています。
自計化でも記帳代行でもない会計データの作り方。クラウド＋分業。
現在のお客様にはクラウド型の
会計ソフトをお使い頂いていることもあって、
「自計化」でも「記帳代行」でもない形で
会計データを登録を進めています。
クラウド会計を使いつつ、
お客様と会計事務所側が役割分担を決めて
分業で作業を進める方法です。
クラウド会計を使うことで
ネットバンキングやクレジットカード
その他のビジネスサービスから
経理に必要な情報を集めた上で
データの登録を進めることができるので
「自計化」「記帳代行」いずれにしても
作業量を減らすことができます。
一方で、クラウド会計とはいえ
現金で支払った取引きなどは
手動で登録する、Excelに入力する
といった作業も必要です。
そしてこれらの業務を誰が担当するかは、
それぞれのお客様ごとに
会計事務所との役割分担を決めて
分業によって正確性が高めつつ
効率良く会計データを登録する形を
決めていきます。
日々の売上登録やネットバンキング
からの取込みデータへの取引登録は
お客様側で行い、
買掛金の発生や給与の仕訳などは
会計事務所側で行う、など。
どちらがどの範囲で業務を行うか
分業することで同時並行で
業務を進めることができるのが
クラウド会計を採用するメリットです。
それぞれのお客様の
経理への理解やPCなどIT機器の習熟度、
業務をする環境に応じて、
役割分担を決めるわけです。
お客様自身ができる範囲で
経理業務を行う環境を作ることで
自然に経理業務が
進むようにしていきます。
「自計化」に取り組むといっても
苦手意識があるから経理業務、
会計ソフトへのデータ登録を
後回しになってしまうことは
ないでしょうか。
あるいは
「記帳代行」で進めているけれど
2ヶ月、3ヶ月前の会計データしか
確認できないという状況に
なっていないでしょうか。
データを作ることよりデータを活用すること
会計データをどのように作るかを
考えることは大切ですが、
会計データを活用することの方が
大切だと考えています。
そのためにも
それぞれの状況に応じて
効率的に会計データを作る方法を
見つけ出していきたいものです。
【編集後記】
昨日の午後はオンラインでの
お客様の経理業務フォローでした。
これまでも業務手順を改善してきましたが
新しい仕組みに取り組んでいくことに
できそうです。
【昨日の1日1新】
・とくになし
