資料の共有方法にも改善を
何をどこまで出したか分からない
毎月や決算時の会計処理や
確定申告を行うにあたって
お客様から様々な資料を
提出して頂きます。
提出頂く資料が少なければ
いいのですが、
事業の規模が広がったり
事業の種類が増える度に
必要な資料も増えていくものです。
そうしたときに起きることが
どの資料をどこまで提出したか分からなくなる
というものです。
確定申告の時期ともなると
事業に関する必要資料もあれば
社会保険、生命保険、ふるさと納税
の証明書のなど
事業に直接関係のない書類も
必要になりますしね。
資料の集め方にも改善のネタはある
どの資料をどこまで提出したか分からなくなる
を防ぐためにも
取り入れ始めていることの1つが
Googleドライブの活用です。
どのように活用するかというと
データ保存フォルダと資料チェックリストを共有する
というものです。
必要資料やデータはメッセージツール
を使って送ってもらうのではなく、
Googleドライブの共有フォルダに格納
して頂きます。
PCからデータを格納して
頂くこと以外にも
お客様のスマホに
Googleドライブのアプリ
を入れて頂きます。
スマホからでも
紙資料を写真撮影しそのまま
Googleドライブのアプリ
アップロードできるようにすることで
紙の資料が手元に届いた時に
すぐに資料を共有できますよね。
こちらの方法は
あくまでGoogleのアカウントを
所有されている方と
取り組み始めた内容なので
全ての方に適用していくは
まだ分かりません。
けれど、
資料の受け渡し、集め方1つとっても改善のネタがある
ということです。
今回のGoogleドライブを
活用した方法でも
まだまだ工夫する余地はありますが、
毎月、毎年行う資料のやり取り
を効率化させることができると
その効果は時間を追う毎に
大きくなるわけです。
小さな改善でも時間の経過で大きな効果に
日常の仕事の中での
ちょっとした小さな改善。
1回1回の効果は大きくなくても
回数を重ねれば重ねるほど
時間を掛ければ掛けるほど
その効果も大きくなりますよね。
ちょっとしたことだから
と放置することなく
1つ1つ確実に改善させて
いきたいものです。
確定申告のお知らせ、
資料のご案内から提出頂く流れも
ここ数年で変わってきて
効果を実感しています。
【編集後記】
昨日の午後はお客様と
事務所でミーティングでした。
確定申告や今後の情報共有に
新たな仕組みを説明させて頂きました。
これで今後の業務がより
スムーズになるはずです。
【昨日の1日1新】
･とくになし
