伝える情報量をコントロールしていますか。伝わるための伝え方。

伝わる伝わり方を追求すること。

20200911

情報量が多すぎると伝わらない

お客様とは普段メッセージツールを
使って連絡を取っています。

その連絡の多くが、
お客様に対する手続きや確認の連絡、情報提供
資料を送って頂く依頼だったりするので
こちから連絡する回数や頻度も
少なくありません。

だからといって、
1回のメッセージに伝えたいことを
全て詰め込んでしまうとどうでしょうか。

1回のメッセージに
情報を詰め込みすぎると
相手に全てを読み取って
もらえなかったりしますよね。

情報量が多すぎると
情報量の多さに驚いて
拒否反応を示してしまう
可能性もあります。

長文で複数の論点の内容を
一気に伝えることは
伝える側からすれば効率的ですが、
それを受け取る側からすれば
負担にしかならないです。

とはいえ、
時に長めの文章を送っていることが
あるので反省ですが。。

伝わる情報量をコントロールしていますか

伝える側の効率を求めるからといって
長文のメッセージを
お客様に送ってしまうと
逆に伝わるものも伝わらなく
なってしまいます。

だからこそ

提供する情報量をいかにコントロールするか

を考える必要があります。

では、具体的にどのように
コントロールするか。

一度の情報量と伝える頻度、伝える方法
によってコントロールしていきます。

一度の情報量は適正か

まずは一度の情報量を
コントロールします。

1度のメッセージで伝える論点は
なるべく1つにすること。

複数になる場合でも関連する内容に
留めること。

もし、一度に送る情報の中に、

・相手に確認してもらうこと

・相手に動いてもらうこと

・相手にじっくり考えてもらうこと

を詰め込んでしまうと、
そのメッセージの内容を理解して
行動するだけで
多くの時間を費やしてしまいますよね。

伝える頻度は適正か

1度のメッセージで伝える論点は
なるべく1つにする。

とはいえ、
メッセージを細切れに
一度に何通も送ると
返って迷惑ですよね。

例えば、メールが連続で
5通、6通、それ以上届いたら、
スマホで受け取るメッセージが
5通、6通、それ以上届いたら。

伝える頻度も緊急でない限り
1度に1~2通のメッセージに
留まるように工夫する必要が
あります。

今すぐ確認、連絡しないと
いけないことと
明日以降、その先でもいいことを
区別しないといけません。

伝える方法を見極める

どの手段で情報を伝えるか
を見極める必要もあります。

普段やチャットツールや
メールが中心だったとしても、
内容によっては電話で
話した方がいいことだって
あります。

直接会って、Web会議を
使って話した方がいいこと
だってありますよね。

相手の理解や感情を確認しながら
伝えないと誤解が生じること
であれば直接会う、Web会議で
表情を確認しながら伝えた方が
伝えたいことを上手く伝えられます。

相手に合わせて伝え方も工夫する

伝わる情報量をコントロールする理由は

あくまで相手にストレスなく漏れなく伝わるようにするため

です。

そのためには
伝える情報量をコントロール
するとともに
相手に合わせて伝え方も
工夫する必要があります。

普段のメッセージを
PCと使ってメールで確認するのか
スマホでチャットツールで確認するのか、
ChatworkなのかLINEなのか
によって伝え方を変える。

相手がその情報をいつ確認するか、
を想定しながら
伝える時間帯や曜日も工夫する。

平日が休みだったり、
お店の営業時間の関係で
起床時間が遅い方だって
いらっしゃいます。

相手に合わせて伝え方の工夫を
続けることが
伝えたいことが伝わるようになる
ことにつながりますよね。

【編集後記】

最近は家族での夕食の後、
後片付けをしながら
アニメ「宇宙兄弟」を見るのが
恒例行事になってきました。

漫画を読んでいて
その内容を確認するように楽しむ妻、
私と長男はどんな展開になるか
をどきどきしながら、
次男はなんとなくですが、
たまに一緒に笑いながら。

家族全員で楽しめる
素敵な物語に感謝ですね(^^)

【昨日の1日1新】
・セブンイレブン 金の最中あずき

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