どのような場を作りますか。
オンラインミーティングのデメリット
オンラインミーティングが増えています。
感染症などのリスクを減らすために
オンラインミーティングは有効な手段ですし、
安心して、じっくり話し合うことが
できるのはメリットですよね。
一方で、オンラインミーティングの
デメリットもあります。
言葉に表れにくい
態度やちょっとした表情、雰囲気を
汲み取ることが難しかったりします。
さらに、
対面だとホワイトボードを使って
内容の整理やお互いの理解にズレがないか
文字や図にして確認しますが、
こうしたことも難しくなります。
iPadとApplePencilを使って
手書きの画面を共有することも
何度か行いましたが、
ホワイトボードほどの手軽さはなく
iPadをZoomに参加させるなど
事前の設定に時間が掛かるので
今は使っていません。
（慣れの問題かもしれませんが･･･）
オンラインミーティングには
デメリットがあることも理解して
そのデメリットをいかに減らすことができるか、
デメリット以上のメリットを
もたらせるようにしていきたいものです。
オンラインミーティングをスムーズに進めるコツ【進め方】
オンラインミーティングのデメリット
以上のメリットをもたらせるように
するためにも
オンラインミーティングをスムーズに進めるコツ
を押さえておきたいものです。
スムーズに進めるコツには2つあって、
1つは環境を整えること、
もう1つは
ミーティングの進め方を工夫して場を整えること
です。
環境面についてはこちらの記事にまとめています。
今回は
ミーティングの進め方の工夫
について確認していきましょう。
1.ミーティングの議題を画面で共有する
その日のミーティングの議題を入力した
Wordの画面を共有して、
ミーティングを行います。
ミーティングの終了時間を確認して、
この時間にどんな議題を進めるのか
を確認します。
このタイミングで相手からも
今日話し合っておきたいことが
ないかを確認します。
事前に共有した紙の資料を
お互いに確認するよりも、
画面で議題を共有することで
今、どの議題を確認しているか
を双方で確認することができます。
決定事項など追記することがあれば
その場でWordに追記していきます。
誤った理解で追記していると
相手からも訂正の依頼をすることも
できますよね。
2.聞こえ方や見え方、不明点をその都度確認する
ミーティングの最初に音声の聞こえ方
や画像の見え方に問題がないこと
を確認します。
さらに、
PCの画面を共有したときにも
画面の見え方に問題がないか、
もう少し拡大をした方がいいか、
最初は共有画面が見えていたけど
途中で共有が外れていないか
など、その都度確認していきます。
議題を終える度に
不明点がないか、質問がないか
ということも確認していきます。
こうした確認がないまま話しを
進めていると
どちらか一方がずっと話し続けている
なんてことにもなりかねませんし、
相手の集中力も落ちてしまいます。
これを防ぐためにも
その都度の確認が必要になります。
3.表情やしぐさに注意する
オンラインミーティングの場合は、
画面に集中があまり、
自らの表情やしぐさへの
注意が薄れてしまいがちになります。
自分では気にしていなくても
堅い表情になっていて
重い雰囲気を作り出していないか、
不用意なしぐさを取っていないか
自ら注意しましょう。
特に表情などがもたらす雰囲気は
ミーティングの相手にも
伝わってしまい、
ミーティング全体の雰囲気に関わって
しまいます。
いい雰囲気を維持できれば
アイデアや気づきも生まれやすく
なりますよね。
4.前日にURLやIDなどを連絡する
オンラインミーティング
に参加するタイミングは
開始する5分前から1分前になることが
多くないでしょうか。
直前になって、
どこからオンラインミーティングに
入室すればいいか、
過去のメッセージなどから
探す必要が出てくると
開始時間に間に合わない、
なんてことにもなりかねません。
遅れた側は相手に申し訳ない、
という気持ちを持ちながら
ミーティングを始めることになります。
相手にそうした思いをさせないように
前日にリマインドを兼ねて
ミーティングに参加するURLやID
の連絡をしておきましょう。
直前でもすぐにオンラインミーティング
に入室できるようになります。
移動時間がなくなる以上の価値を目指す
対面でのミーティングから
オンラインミーティングに
切替えることによって、
移動時間がなくなるという
メリットが生まれます。
一方で、対面だからこその
メリットがなくなることも
事実です。
だからこそ
オンラインミーティングをすることで
移動時間がなくなること以上の
メリットを出せるようにしたいものです。
ミーティングの進め方の工夫を
重ねることで
移動時間の削減以上の価値を
目指したいですね。
【編集後記】
昨日は日本キャッシュフローコーチ協会の
あるコミュニティ内で
Zoomを使ってフリーディスカッション
を行いました。
近況や課題を共有して、時間の範囲で
フリーにディスカッションを行うことで
新たなヒントが見つかる、
そんな貴重な時間になっています。
【昨日の1日1新】
・とくになし
