文字だからこそ工夫して高める。
対面より、音声より、文字
現在の仕事のコミュニケーション手段は
文字中心になっています。
お客様などと
対面やオンラインで打ち合わせ
をする機会もありますが、
ChatworkやLINE、メールなど
文字でのコミュニケーションを取ること
がほとんどです。
お客様と電話をする機会も
週2、3回あるかないかなので、
PCの画面に向き合って
文章を考えて、打ち込んでいる時間が
コミュニケーションの時間
でもありますね。
それだけ対面や音声より
文字の重要性が高まっている
とも言えます。
コロナ禍により訪問機会が減ることで
お客様から価値を感じてもらうこと
が難しくなったという声を
聞くこともあります。
ですが、訪問機会が減って
価値が下がるのであれば
訪問すること以外で
価値を維持する、高める必要がある
ということではないでしょうか。
文字中心のコミュニケーションでも想いが伝わるように。リモート環境をプラスに。
対面やオンライン、電話で
直接話し合うことが減った
からといって
コミュニケーションの質が下がらないようにする
ことを心がけています。
具体的には
文字中心にすることで生まれるメリット
・記録に残ることで数字や場所などの認識誤りがなくなる
・相手の時間を気にせず発信できる
（スマホで受信通知をする連絡手段の場合は時間帯を配慮）
を活かしながら、
文字中心になることにより生まれるデメリット
・文字だけだと無機質になり感情を伝えにくい
・相手に冷たい印象を与えかねない
・文字量が増えると読み飛ばし等が発生する
を減らしていく取り組みです。
メリットを活かす方法としては
口頭でやりとりした日時や金額といった
数字の情報は改めてメッセージで文字情報を送る。
メッセージのツールにかかわらず、
相手のタイミングでメッセージを送ることができるよう
確認、質問等のメッセージは
なるべく余裕をもって早めに送るようにする。
といったことがあります。
一方、デメリットが減らすためには
・積極に感情を伝えるために感嘆符「！」「！！」など活用する
・関係性に応じては絵文字やリアクション、スタンプも活用する
といったことがありますが、
・何より慎重に言葉を選ぶこと
が欠かせません。
・適切な文章量、改行を入れているか
・メッセージの主旨が明確か
・その言葉を使った場合に相手がどんな感情になるか
・意味が伝わらない専門用語になっていないか
を考えながらメッセージを送ること。
チャットやLINEといったツールを使うと、
短い言葉のメッセージでやりとりを重ねて
会話を成立させるイメージを持っている人
も多いと思います。
ただ、これは誤解を生むリスクもありますし、
相手の時間を拘束してしまう可能性もありますよね。
コミュニケーションを高めながら効率化を目指す
文字中心の
コミュニケーションだったとしても
適切な文字でもコミュニケーション
を重ねていくことで
仕事の効率化を進めることができます。
さらに効率化だけでなく
関係性だって高めることが
できると想います。
対面や音声より
文字中心のコミュニケーションであっても
関係性が高まるように
していきたいですね。
【編集後記】
昨日は午前中、京都御所に寄って
ブログを書いたりするなどしてから
事務所に出勤しました。
今月は長男の授業参加に加えて
次男の就学前検診など
平日のイベントもあるので
できる限りの前倒しを進めていきます。
【昨日の1日1新】
・チロルチョコ きなこチョコ
