方法は変わっても方針は変えない。
Chatworkも広まってきましたね
お客様との連絡手段の中では
Chatworkを利用するケースが圧倒的に
増えています。
お客様にはChatworkをお勧めしていますが、
使いやすい方法で連絡して頂くように
しているので、
メールやLINEでやりとりするお客様も
いらっしゃいます。
もともと
Chatworkを使い始めたのは2014年当時は、
お客様もその存在をご存じなく、
どういうものかを説明しながら
初めて導入するという方がほとんどでした。
ですが、
現在はChatworkも広まってきましたね。
既に仕事でChatworkを使っている、
頻繁にはつかっていないものの
アカウントは持っている。
そんな方も増えてきたので
Chatworkの利用率がより
高まってきています。
https://balance-blog.com/ChatWork
メールからチャット中心に変えても、伝わることを大切に、は変えない。
Chatworkを導入する前、
個人の事務所として独立する前であれば、
お客様とのやりとりはメール中心でした。
もともとメールでのやりとりに
不満があった訳ではないのですが、
お客様によってはメールだと
PCからしか送信できず、
タイムリーなやりとりができない。
LINEや携帯メールなど
連絡手段がバラバラになっていて中には
過去のメッセージの検索が難しい。
ということもあったので、
ChatworkをスマホとPC双方で
利用していただいています。
もちろんChatwork以外にもLINEで
やりとりをさせて頂くお客様も
いらしゃるのですが、
ChatworkにしろLINEにしろ
メール中心からチャット中心に
変わってきましたね。
チャット中心になって変えたこと
1．書き出しが変わった
メールと違って
ChatworkやLINEでのメッセージの
やりとりであれば、
どこでメッセージを送るかによって
誰宛のメッセージなのか明らかですよね。
メールであれば、
最初に
○○さん、○○様
と書き出すのですが、
そうした宛名は不要です。
「こんにちは」
「お世話になっております」
ということも省略して、いきなり用件を
伝えること可能ですし、
実際に省略することもあります。
2．積極的にグループを作成する
メールであればその都度、
メールの送信先を選んで、
複数人に送るのであればその都度対象者を選んで
メッセージを送ることになりますが、
チャットであればその必要はありません。
特にお客さまとのやりとりでは、
積極的にグループのチャットを作成しています。
社長との個別のチャットとは別に
経理担当者の方との個別チャットや
社長と経理担当者の方との
グループチャットを作る。
社長と一緒に仕事をされている
奥様やご主人とグループチャット
を作ることもあります。
少しでも関わる方には
知っておいてもらった方がいいこと
・手続きや打ち合わせの予定
・会計や税務での共通して理解頂いた方がいいこと
はグループチャットでのメッセージのやりとりを
するようにしています。
情報の共有が一気に進みますし、
もし経営者の方に何かがあったとしても、
グループに入っている方であれば
経営者の方がどういうことをしていたか
を多少なりとも事前に理解しておくことが
できますよね。
チャット中心でも変えないこと
メール中心からチャット中心に変わっても
変えないこともあります。
それは、
相手に伝わるように伝える意識
です。
メールからチャットに変わったからといって
不快に感じたりすることがないように、
チャットだからといっても
「○○さん」「こんにちは！」
といった言葉を添えることもあります。
チャットだからといっても
短文にこだわらず
しっかりお伝えする
必要があることであれば
文章が少し長くなったとしても
箇条書きや参考のリンク、添付資料を
使いながらのメッセージを
送るようにしています。
専門用語に頼らないようにする、
ことも変えないことですね。
メールだから、
チャットだから
ということにこだわらずに
相手に伝わることを優先する
ということです。
メッセージでのコミュニケーションの頻度が高まるからこそ
ChatworkやLINEなど
チャット中心のメッセージでの
コミュニケーションの頻度が
高まれば高まるほど、
文字、言葉を中心にどのように伝えるか、どのように伝わるか
で相手との関係性が変わり
仕事の進み方、成果も
変わってきます。
だからこそ、
どういう言葉を選んで、
どんな手段を使って
どのように伝えるか、
にこだわっていきたいですね。
【編集後記】
昨日の午前中は保険会社の方との
打ち合わせでした。
コロナで陽性となって、
自宅療養でも入院保障を受けること
ができる保険もあるとのこと。
陽性になった方がいたときに
気付かず申請しない、
ということがないように
したいですね。
【昨日の1日1新】
・とくになし
