会議は下ごしらえが命。Zoom会議で学ぶ。

会議をするために気付きが増えていきます。

20180420

Zoom会議は気づきがいっぱい

昨日は
Zoom会議(WEB会議)の
進行役を務めさせて頂きました。

どんな会議かというと、
所属している
日本キャッシュフローコーチ協会の
あるプロジェクトでの会議。

昨日は初めて会議に参加頂く
メンバーの方も多かったので
ワクワクしながら会議を進めて
いました。

1箇所に集まって行う会議と異なり
インターネット上で行うWEB会議
って、いつも気づきがいっぱいなんです。

PCの画面などを通じてしか
参加者の状況が分からない中
コミュニケーションを取らないと
いけません。

同じ画面で10人とか15人の
参加者が一斉に話しをしだすと
収集が着かなくなりますし、
しゃべる以外にジェスチャーなど
ボディランゲージもとても
重要だったりもします。

でも、
こんな制約のある環境で
会議をするからこそ、
会議をスムーズに進めるための
会議力って高まるんだろうな
と思いますね。

特に、進行役をやると鍛えられますね。

https://balance-blog.com/archives/7363

会議は下ごしらえが命

集まって行う会議もそうですけど、
インターネット上で行うWeb会議だと

会議の下ごしらえが命

といっても過言ではないんです。

まずは、終了時間は厳守!
しないといけません。

どこかに集まるのでなく、
参加者はそれぞれの
オフィスだったり自宅から
会議に参加しています。

会議が終了すればすぐに
次に予定に移ることができて
効率的に時間が使えるのも
Web会議の魅力です。

だからこそ終了時間を
遅らせるわけにはいきません。

終了時間内で会議を終える、
しかも会議での目的を達成しながら
終えようと思うと
準備、下ごしらえに時間を
かけるしかありませんよね。

昨日は5分ほどオーバー
してしまったので
次回に向けて反省ですね(^^;

会議に向けてどんな下ごしらえをするか

終了時間内に
目的を達成しながら
会議を終える。

そのための下ごしらえ
にもいろいろあるんです。

まずは、

会議の議題と時間配分の共有です。

どんな議題をどんな順番で
議題毎の時間配分も決めて
それを参加者と共有する。

さらに、
議題ごとに誰に意見や発言を
してもらうかもあらかじめ決めて
お願いをしておくんです。

これをしておかないと、
ある議題に進んだときに
誰からも意見が出ない、
なんてことになりかねませんしね。

あと、欠かせないのが
会議の雰囲気、場作りです。

会議の冒頭に近況報告などを行う、
誰かが発言した後は
周りのメンバーが拍手する、
参加者自身で自分が
どんな表情になっているかに
気を配る。

するかしなかで
会議の雰囲気も大きく
変わるんです。

どうせやるなら
楽しい会議にして、
しかも
参加者自身にとって
ためになる会議を
したいですよね。

短時間で充実した会議に
するためにも
会議は下ごしらえが命、
と考えておきましょう。

会議の進行役、
ファシリテーターをするなら
会議の時間と同じかそれ以上の
時間をかけて準備をするぐらいで
ちょうどいいかもしれませんよ。

【編集後記】

昨晩はふるさと納税で
届いた「アイスプラント」
という野菜を食べました。

葉や茎の表面に
キラキラと氷のような粒が
着いた不思議な野菜でしたね。

しかも、
生活習慣病予防の効くとか。

積極的に食べていきたいですね^^

【昨日の1日1新】
・KAMEE COFFEE カフェインレス珈琲
・アイスプラント

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