大切な役割がありマス。
議事録を書くコトが増えてきました
経営のミーティングを
させて頂くお客様に対して
全てではないものの
ミーティングの議事録を
書いてお渡ししています。
議事録を作成するのは
経営サポートのご契約を
頂いているお客様の場合ですね。
毎回のミーティングが
2時間から３時間となるので、
議題もいくつもありますし、
今後に向けて取り組むこと、
やること、やらないことの区別など
頭の中だけで記憶するにも
限界があります。
何より、
経営者の方があとから
その議事録を見返すことで
自らの判断に対して
ぶれずに行動できますしね。
議事録の役割。記録を残すだけじゃありません。
議事録というと、その名のとおり
議事の記録を残す
という役割ですよね。
ミーティングで打ち合わせした内容、
決定したコト、議論したコトを
後からでも確認することができます。
でも、議事録の役割って
それだけじゃないんです。
認識のズレをなくす役割
議事録があれば
ミーティングに参加した
メンバー同士の認識のズレ
をなくすことができます。
1つのことを決定したとしても
Aさんが理解したことと
B さんが理解したことに
差が生まれていることが
可能性だってあるわけです。
でも、
議事録に
「○月○日までに□□を行う」
と書いてあれば、
認識のズレはなくなりますよね。
決定事項を漏れなく伝える
例えば、
経営者と各部署のリーダーだけが
集まるようなミーティングが
あるケース。
会社の経営に関する
重要な議題が話し合われますよね。
もしこのミーティングの議事録が
なければどうでしょうか？
会社の経営に関する
重要な決定事項を
各部署の社員さんに
伝えるのは
それぞれのリーダーの役割です。
ミーティングで10個の議題が
あったとして、
リーダーが正確に10個の議題を
伝えることができるか
というと難しいですよね。
中には伝え忘れることも
あるかもしれません。
そんな時に、
10個の議題の内容が書かれた
議事録があれば
伝え漏れをなくすことが
できますよね。
議事録をそのものを
社員全員にメールで送って
確認してもらっても
いいわけです。
実際に、私がお客様の
リーダーミーティングに
参加しているケースだと、
作成した議事録を
経営者の方に確認して頂いた上で、
社員さん全員が参加している
LINEグループにお送りして
確認をして頂いたりもするんです。
ミーティングの翌日には
議事録をお送りしているので、
伝えることが遅れる、
なんてことも防ぐことが
できますね。
書いて伝えるコミュニケーション
私は社外の立場で
議事録を作成することが
ほとんどですが
多くはミーティングに参加
している社内の誰かが
作成しますよね。
その時に
議事録を書くことが
どのように位置づけられている
でしょうか。
何となく面倒くさい、
何でこんなことやらないと
いけないのかなぁ、
なんて思われていること
ないでしょうか。
議事録は書いて伝える
コミュニケーション手段。
書く仕事ではなく
どうやって伝えるかの
重要なコミュニケーション手段
だと考えれば、
議事録の位置づけも
変わりますよね。
【編集後記】
社外の立場で作成させて
頂いた議事録も
経営者の方が振り返って
頂いてることが分かったり、
経営者の方が自ら
社員さんと共有していたり。
そんな様子が分かると
こちらも嬉しいですね(^^)
【昨日の1日1新】
・柚もなか
