確実に実行するための工夫
議事録や打ち合わせメモを作る理由
お客様との打ち合わせが
終わった後に
議事録や打ち合わせのメモを作って
お渡しすることが多いです。
その打ち合わせで決まったこと
はもちろんですが、
その決まった理由や背景、経緯なども
なるべく記録しておきます。
1つの決定事項に対して
なぜその決断をしたのかの理由
を振り返ると
同じような判断が必要になったときに
判断の軸を確認することができるので
判断時の迷いを減らすことも
できるようになります。
ただその分、議事録が長文になって
記録する負担も増えるんですけどね。
議事録にリマインダーとしての役割を持たせる効果
打ち合わせでの決定事項や
その決定に至った理由や背景、経緯
以外にも議事録に持たせている
役割があります。
その役割は
リマインダーとしての役割
です。
リマインダーとは、
スケジュールや約束など忘れてはいけないことを
思い出させるもの、注意喚起するもの
を表すことです。
例えば、
スマホのカレンダーアプリで
決まった日時にスケジュールを登録
するだけでなく、
リマインダーを登録しておきます。
すると指定の日時に
そのスケジュールがあることを
メールやアラームなどで
知らせてくれるようになります。
予定していたことを
忘れずに実行できたり、
準備を忘れるといったこと
を防ぐことができますよね。
その役割をどうやって
議事録に持たせるかというと
仕組みは簡単です。
打ち合わせの中で
将来、実施することが
決まったことを
スケジュールとともに
記録しておきます。
2022年3月までで○○を検討して、実行するか判断する
あとは、
議事録をもとに
毎月の打ち合わせで使用する資料を作成し
この記述をずっと残しておくんです。
打ち合わせの度に
2022年3月までに○○を検討して、実行するか判断する
必要があることを確認すること
ができますよね。
判断するためには
今から情報を集めないと分かれば
すぐに行動を始めることができますよね。
決めたことを実行するまで、
もしくはやらないと決めるまで
記録を残しておけば、
やる、やらないの判断ができますし、
予定どおりにならないときでも
いつまで延長するかなど具体的な
判断になりますよね。
他人の指示より自分の言葉に従う
事業を経営する立場になると、
他人の指示に基づいて動くよりも
自分で意思で、判断で動くことが
増えるものです。
そうしたときに
自分で決めたこと、
他のメンバーと一緒に決めたこと
に向き合うためにも
議事録に記録して、
定期的に議事録を確認することで
議事録がリマインダーの役割を担う
ようにしてみては
どうでしょうか。
【編集後記】
年末調整の案内だったり
個人の方の確定申告の準備
について案内が増えてくると
いつもの季節が近付いてきた感
が出てきますね。
こうした時期も淡々と
過ごせるような環境を
作っていきたいです(^^;
【昨日の1日1新】
・コメダ モーニングBセット
