最初に時間を掛けて短縮を図る。
時間が読めないチャット相談を使わない理由
ネット上で利用する
クラウドサービスでは
チャット相談のサービス
が用意されていますよね。
気になったことがあれば
その場でチャットで
カテゴリなどを選択して
質問など書き込む。
すると、ほどなく
オペレーターの方から
返信のメッセージが
返ってきます。
「どのようなことでお困りですか？」
そして、具体的な相談の
メッセージを送ります。
「○○の画面で□□の操作をしたいのですが、うまくいきません。どうすればいいですか？」
そのメッセージに対して
また確認のメッセージが届きます。
「○○の画面で□□の操作で△△をしたいということでよろしかったでしょうか？」
「はい、そのとおりです」
「では、お調べしますので少々お待ちください」
ここから質問したことに対して
調べてもらえるわけですが、
回答を得るまでにどれだけ
時間が掛かるか分からないまま
待つ必要がありますよね。
早く解決できることもありますが
早く解決できないこともあり、
解決されそうかどうか
その場で待つ時間、
拘束されてしまいます。
なるべくチャットでの相談は行わず、
問い合わせ内容をメールで送るように
しています。
回答を受けることが翌日でもよければ
問い合わせのメール送る時間以外は
拘束されませんよね。
チャットだからといっても長くても何度も往復させないように。
お客様とのやりとには
主にChatworkを使っていますが
先程のクラウドサービスでの
チャットでの相談のような
使い方ではありません。
どちらかというと
メールのような使い方を
しています。
多少、長い文章になったとしても
1つのメッセージに必要な内容を
全て組み込むようにしています。
もちろんなるべく短い文章にすること
は心がけますが、
短くすることで
意図が誤って伝わったり、
伝えることに漏れが生じては
意味がありませんよね。
多少長くなったとしても
1つのメッセージで必要な用件を確認し、
メッセージへの返答が必要なものであれば
なおさら返答のための質問がないように
したいものです。
メッセージだからこそ
相手が必要なタイミングで読めて
しかも1回で必要な内容を確認できる
ようにまとめること。
メールの場合であれば、
1つのメールでは1つの用件にする
というマナーもありますが、
チャット形式だと、
用件ごとに複数のチャットを送ると
チャットが重なり古いものを
見逃す可能性もあります。
1回のやりとりで完結すれば
お互いの時間もストレスも
減らすことができますよね。
メッセージのまとめ方を磨き続ける
必要な内容を漏れなく、
かつ分かりやすくまとめるには
試行錯誤を繰り返しながら改善させていくこと
が欠かせません。
送った文章を振り返りつつ、
新たに同じような内容を送信するときに
工夫を加えていきます。
文章そのものの見栄えや言葉の選びかた。
箇条書きだったり記号を使ったり、
必要に応じて絵文字を使ったり、
返信のコメントも絵文字のリアクション
機能で代用する、
などなど。
メッセージのまとめ方は
磨き続きたいですね。
【編集後記】
PCR検査での陽性者が
日々増えていることもあり
あるランチの予定も
一旦延期することにしました。
陽性にならないように
感染しないようにするためにも
自分の免疫を高めることにも
注意しておきたいですね。
【昨日の1日1新】
・丹波篠山黒豆ごはん
・大人なガリガリ君ゴールデンパイン
