気持ちよくコミュニケーションを取るために。
電話は時間泥棒になりかねない
昨日は1日、事務所での仕事を
行っていましたが、
1回も電話が鳴ることが
ありませんでした。
おかげで仕事も効率良く
進めることができました。
電話が鳴らなかったといっても
お客様とのやりとりがなかったか
というとそうでもありません。
メールやチャットワーク、LINE
でのやりとりは
頻繁に行っていましたよ。
電話を使うとどうしても
相手の時間を止めてしまう
ことになりますよね。
集中して何かをしていたとしても
その手を止めてしまうことに
なります。
電話が鳴っても取れなかった、
をお互いが繰り返すだけで
時間の無駄です。
電話は時間泥棒になりかねないので
極力、使わなくても済むように
したいものですね。
電話を減らし、メッセージツールを増やすための工夫
時間泥棒になるから
電話を減らそうと
思っても減るわけで
はありません。
こちらが電話を使わなくても
相手が電話をすること
がありますしね。
だからこそ
電話を減らして、メッセージツールを使う
ための工夫が必要なんです。
電話を減らすための工夫は次の3つです。
1.お願いする
まずは電話じゃなく、
メールやチャットなどの
メッセージツールを
使うようお願いしないと
いけません。
独立開業してから
3年半以上経ちますが、
メッセージツールを
使うことをお願いして
断られたことはありません^^
どんな手段でコミュニケーションを
取っていくか伝えない限り
伝わりませんよね。
2.メリットを伝える
電話じゃなくメッセージツールを
使うメリットを伝えます。
・相手の状況を気にせずメッセージを送ることができる
（LINEとかだと送る時間帯など気をつけないといけませんが）
・文字として記録されるので確実に伝わる
・過去のやり取りを振り返ることができる
・電話がつながらないストレスを感じなくて済む
なぜメッセージツールを使いたいか、
がハッキリしますよね。
3.クイックレスポンスでメリットを感じてもらう
電話じゃなく、
メッセージツール
（私の場合はチャットワークかメールが基本）
を使って頂く代わりに
クイックレスポンスで
返信するようにしています。
チャットワークを使っても
チャットのようにリアルタイムで
返信したりすることは
ほとんどないですが、
極力、その日中に、
返信に時間が掛かるものも
翌日中にといった具合です。
電話じゃなく
メールやチャットワークを使うと
つながらないストレスがなくなり
やりとりが早く終わる。
メリットを感じてもらうことで
電話の必要性も下がっていくものです。
実際にお客様とのやりとりは
双方のレスポンスが早くなって、
1つのやりとりもすぐに解決することが
多いですね。
いつもありがとうございます^^
コミュニケーションミスを防ぐ
多くの仕事は
誰かとのコミュニケーション
によって成り立っています。
だからこそ
できる限り
コミュニケーションミスは
防ぎたいですよね。
電話を減らして
メッセージツールを
使うのもそのためです。
もちろん、
電話を全く使わないわけじゃなく
内容によっては電話がいい
場面もあるので、
柔軟に使い分けしたいですね。
【編集後記】
昨日、子供を迎えに行った後は
二条城の前を通って帰りました。
最近の工事で二条城と
その前の広場や歩道なども
綺麗になりましたね。
わずかな時間ですが、
リフレッシュする
いい時間になりました(^^)
【昨日の1日1新】
・新しくなった二条城前広場
