じっくり取り組んでいきましょう。
クラウド会計ソフトに対する思い込み
確定申告の期間中に聞いた声です。
「クラウド会計ソフトを使ったら1年分の経理もすぐにできますか？」
各メーカーの宣伝でも、
経理が圧倒的に楽になる！
自動化ソフトです！
こんなアピールをしているので
そう受け取られても仕方ないですね。
クラウド会計ソフトが
インターネットバンキングや
クレジットカード、交通系ICカードの
明細を自動的に取ってきてくれるので
経理に掛ける時間を減らすことが
できることも確かです。
だからといって
クラウド会計ソフトを使うと
すぐに経理が楽になる！
そうは考えないほうがいいですよ。
後で楽をするために最初に力を入れる
クラウド会計を使うときに
理解しておきたいことは、
「後で楽をするために最初に力を入れる」
ということです。
クラウド会計ソフトを使い始めたら
すぐに経理が楽になるという妄想は
捨ててください。
クラウド会計を入れたときに
最初にやることはいろいろ
あります。
1．インターネットバンキングやクレジットカードの環境づくり
まずはインターネットバンキングや
インターネットでクレジットカードの
明細を見ることができる環境づくりです。
インターネットバンキングの申し込みや
クレジットカードのWeb明細を見ることが
できるようにIDなどの取るところから
はじめないといけません。
2．過去のデータや科目や残高設定
別の会計ソフトやExcelなどで
管理していた過去のデータを
クラウド会計ソフトに設定します。
通常はその年の最初の残高、
現預金や売掛金がいくらあったか、
建物や車の金額はいくらか、
借入金額はいくらか
といった設定のみです。
中にはこれまで使っていた会計ソフト
のデータを一気に取り込む
ことなんかをすることもあります。
また、経営に活かす経理にするために
科目をどう設定するかなんかも
考えたほうがいいです。
「売上高」だけじゃなく
「フード売上」「ドリンク売上」「ランチ売上」、
「技術売上」「受取家賃」「手数料売上」
と分けてそれぞれの集計ができた方が
経営に役立ちますよね。
3．テンプレートや自動登録ルールの作成
クラウド会計ソフトを使って、
1つ1つの買い物などの取引を
入力するには時間が掛かることが
多いです。
そこであらかじめ
クラウド会計ソフト側に
よく使う取引について
テンプレート（雛形）を
用意しておきます。
取引を登録するときは
テンプレートを呼び出して
日付や金額だけ入力して登録する
だけで済みますし、
これだけで入力間違いも減らすこと
ができるんです。
さらに、
インターネットバンキングやクレジット
カードのWeb明細から取り込んだ
データに対してどんなルールを設定するかです。
「○○社 100,000円入金」
というデータが取り込まれたときに
「売上高」とするのか
「売掛金」とするのか、
○○社という明細だったら、
「A社」という内容で登録する、など。
このルールをきちんと設定しないと
間違ったまま取引の登録が進んでしまいます。
4．使いながらのメンテナンス
そして、最初はクラウド会計ソフト
を使いながら、テンプレートや
ルールなどのメンテナンスが必要です。
テンプレートやルールを地道に
微調整していくことではじめて
クラウド会計ソフトを使って
経理が楽になっていくんです。
後で楽をするためにも
最初に力を入れて設定した方が
いいですよ。
経理を楽にして経営にいかす！
「経理を楽にしたい！」
その思いだけで
クラウド会計ソフトを導入すると
途中で挫折しそうになります。
すぐに楽にはなりませんしね。
けれど、こう考えてみませんか。
「最初は時間がかかっても徐々に経理を楽にして経営にいかしたい！」
これだとクラウド会計を入れるときに
時間が掛かることは織り込み済みです。
時間が掛かってでも
クラウド会計ソフト
を導入して、
メンテナンスをしながら
経理を楽にしていく。
それと同時に
経理の数字を早く
把握できるようになり、
経営にいかせるように
していく。
本業に集中できる環境づくり
のためにクラウド会計ソフト
を活用してみてはどうでしょうか。
【編集後記】
クラウド会計ソフトを導入して
経理業務を楽にしたい、
クラウド会計ソフトを入れたけど
いまいち使いこなせていない。
そんな方のために
税理士の顧問契約を
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