Evernoteのノートも形を整えると打ち合わせ資料に転用できます。
議題の共有で打ち合わせの効率が上がる
お客様との打ち合わせの際、検討事項、確認事項、連絡事項等と議題がいくつもある場合は議題を記載した打ち合わせ資料を用意するようにしています。
資料には1つ1つの議題についての詳細を記載する訳ではありません。
少なくともその日の打ち合わせで何を検討するのか、確認するのか、連絡するのかといった項目のタイトルだけでも記載しておきます。
そうすることでお客様と双方で今日何をするのか明確になり、打ち合わせの時間配分がやりやすくなります。
話が脱線しても、あとまだこれだけ議題が残っている、となれば次の議題に移ることができます。
議題の共有ができれば打ち合わせの効率も良くなりますし、伝え忘れもなくなります。
打ち合わせ資料をEvernoteで作成すると便利
これまではお客様の打ち合わせに向けて、打ち合わせ時に検討すること、確認することはEvernoteでリストアップし、実際に打ち合わせ時に使用する資料は改めてExcelで作成していました。
見栄えのいい資料にするためにはExcelで作成するという固定観念があったからです。
しかし、もともとEvernoteで検討事項、確認事項をメモしているのであればそれを活用した方が効率的です。
Evernoteでとっていたメモを活用してそのまま打ち合わせ資料に使うことで、打ち合わせの準備なども楽になります。
打ち合わせ資料をEvernoteで作成するときに行うこと
Evernoteで打ち合わせ資料を作成するポイントは2つです。
1. 簡単に書式を整える
お客様に出す資料なので箇条書きのメモをそのまま出すのも気が引けます。
Evernoteならメモとして記録したノートの書式を整えることができます。
フォントやサイズ、色の変更や太字や斜体への変更、左寄せ・右寄せ・中央の配置の変更と文字の装飾もWordやExcelと同じようにできるのでEvernote上でお客様に渡す資料を作成できます。
書式を整えるといっても、行っていることは文字の左寄せ・右寄せ・中央寄せをすることぐらいです。
Windows版Evernoteだとこちらで体裁を整えます。
2. ノート印刷時の設定を調整する
ノートの書式を簡単に整えた後、印刷時の設定も調整します。
Windows版Evernoteの場合、
「ファイル」-「印刷プレビュー」を選択します。
初期設定のままだと、ヘッダー部分にノートブックの名前や作成日、更新日、作成者といった情報まで印刷されています。
同じ印刷プレビューの画面の上部メニューにある「印刷オプション」をクリックします。
「印刷オプション」で「ノートのタイトル」以外のチェックをすべて外します。
これで不要なヘッダー情報が印刷されません。
WordやExcelで作った資料っぽいですよね。
まとめ
Evernoteで打ち合わせ資料を準備するとExcelやWordほど見栄えにこだわることがなくなるのでシンプルな資料を作成できます。
打ち合わせ時や打ち合わせが終わった後に、資料にしたがって打ち合わせした内容もそのままEvernoteのノートに記録しておきます。
Evernoteへの記録しておくとPCやiPhoneなどのスマホなどいつでも情報を確認できて便利ですよね。
もちろん大切な情報を記録するのでEvernoteの2段階認証などのセキュリティ対策は取っておきましょう。
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【編集後記】
まだ使っていないのですが、
Evernoteのノートブックをお客様と共有して
打ち合わせ資料など保管すれば便利なのでは
運用方法などを検討しています。
