クラウド型の会計ソフトを上手く使いこなすコツはブラウザのタブの使い方です。
freeeやMFクラウド会計を使うと記帳業務が楽になる
クラウド型会計ソフトを利用される方が増えてきました。
自分自身で個人の確定申告をされている方でfreeeを使っているよ、とか
会計事務所がMFクラウド会計の導入を推進しているという話をよく聞きます。
私の事務所でもfreeeやMFクラウド会計を導入して、自分自身やお客様の経理で導入したり、ご興味のある、業務効率の改善ができそうなお客様へのクラウド型の会計ソフトの導入を提案しています。
freeeやMFクラウド会計であれば
・ネットバンキングやクレジットカードの取引の自動取り込み
・自動取り込みデータに対する仕訳推測機能
・ソフトのインストール、アップデート作業の省略
・請求書やPOSデータなどを管理する他のクラウドソフトとの連携
といったポイントにより記帳業務をより簡単にすることができます。
実際に使用してみると、ネットバンキングやクレジットカード取引の自動取り込みを行い仕訳の推測機能などにより記帳業務が簡単になることを実感できます。
freeeやMFクラウド会計をより効果的に使うコツ
freeeやMFクラウド会計で記帳をより効果的に行うコツは、
ChromeやInternet Explorerといったブラウザーのタブを複製して使うということです。
Chromeのブラウザの例でみてみましょう。
例えば、MFクラウド会計にログインすると通常ブラウザの1つタブでソフトが開きます。
そのタブの上で右クリック、メニューのタブを複製をクリックすると同じMFクラウドのタブが増えます。
この操作であらかじめタブをいくつか立ち上げておきます。
そしてそれぞれのタブでは別の画面を使い分けます。
例えば、次のような使い分けです。
1. 入力・登録用タブ
取引入力や自動取込データの登録の画面にしておきます。
通常使用する画面です
2. 設定画面用タブ
自動仕訳や自動登録のルールや仕訳テンプレートなどよく使用する設定画面にしおきます。
3. 集計・検索結果表示用タブ
試算表や貸借対照表や損益計算書、総勘定元帳といった集計や検索結果を表示させる画面にしておきます。
「1.入力・登録用タブ」で取引の作業を行っていて、
登録した内容で合っているかを確認したいことがあります。
この時に同じタブの中で試算表を呼び出すのではなく、
既にある「3.集計・検索結果表示タブ」に切替え、試算表の内容を更新や再読込みすることで登録した内容が間違っていないか確認することができます。
同じようにルールの設定や仕訳のテンプレートを修正したいとなれば
「2.設定画面用タブ」にある設定画面でルールや仕訳テンプレートの修正する、
「1.入力・登録用タブ」に戻って、更新、再読込みで新しいルールや仕訳テンプレートを使って登録作業を続けることができます。
もちろんタブの表示は画面上で並べて表示することもできます。
デュアルモニタなどで活用すればなお便利ですね。
freeeでも同じように使用することができます。
注意点
ブラウザーのタブを活用することにfreeeやMFクラウド会計を効果的に使うことができますが、注意点もあります。
1. 別のタブに移ったら更新・再読込みを必ず行う
別のタブに切替えた段階では情報が古いままになっていますので、必ず更新・再読込みを行うくせをつけてください。
2. タブをいくつも立上げ過ぎないこと
タブはいくつでも複製していくことができますが、数が増えると新しいデータと古いデータが混在してしまいますので、3～4つのタブに抑えておくことをお勧めします。
まとめ
freeeやMFクラウド会計は処理の自動化などによって記帳業務を大幅に短縮できるソフトです。
ただインターネット上で動作する故にPCにインストールする会計ソフトに比べて動作に時間がかかるこというデメリットもあります。
そういったデメリットも効果的に操作することで解消していきましょう。
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【編集後記】
freeeもMFクラウド会計も使えば使うほど、便利な機能を使いこなせるようになったり、経理業務の改善方法のヒントが見つかったりして楽しいですね。
