整理したくなる仕組みを用意しよう。
油断すると受信トレイが･･･
メールの送受信にはGmailを使っています。
仕事用のメールアドレスと
プライベートのメールアドレス
どちらもGmailの画面で
送受信ができるようにしているので
油断するとすぐにメールが
溜まっていくんです。
受信トレイに残すメールは、
その後に返信が必要なメール、
その後に何かのアクションが
必要なメールだけにする。
それ以外は、
不要なメールは30日後に削除される
ゴミ箱へ、
必要なメールであればアーカイブと
受信トレイには残さず、
すべてのメールに移す。
こんなルールにはしてるのですが、
受信トレイにメールを残さず
スッキリさせたいと思っていても
1日、2日と油断すると
もう100通ぐらいのメールが溜まります。
まだまだ甘いですね。。
Gmailの受信トレイからメールを減らす作戦
Gmail受信トレイのメールを
整理して、スッキリさせても
数日するとメールが溜まる。
こんなことを繰り返していたので、
さらなる工夫が必要がじゃないか、
と考えてたどり付いたのが
この方法です。
Gmailの受信トレイはお気に入りの写真でスッキリさせる作戦
PCでGmailを使う場合、
「テーマ」という設定で好きなが画像を
設定できるんです。
これまでも「海にいるおっちゃん」
の画像を設定して、
おっちゃんが隠れてしまわないように、
メールを整理していこう、
とはしていたものの、
「おっちゃん」では動機付けが
弱かったようです。
そこで、新たなテーマを選び直してみました。
Gmailの画面右上にある歯車のマークを
クリックして、
テーマの横にある「すべて表示」を
クリックします。
テーマの選択画面が表示されたら、
この候補の中から
「マイフォト」をクリック
すると、
Googleフォトにあるアルバムから
好きな写真を選ぶことが
できます。
普段からGoogleフォトで写真を
保存しているので、
自分の気に入った写真を選びます。
今回、選択したのは
大阪の伊丹空港から飛行機が飛び立つ写真
です。
メールの整理ができなければ
飛行機が見なくなってしまいます。
飛び立つ飛行機が
常に見えるように。
ゲーム感覚でメールの整理も
できますよね。
気合いより仕組みで
「受信トレイにはメールを溜めない！」
そう心に誓って、気合いで
メールの整理を続ける。
できる人はできるかもしれませんが、
どうせなら
「メールを整理したくなる仕組み」
を用意することで
自然とメールの整理が進む
状態を作りたいものです。
メールの整理に限らず、
書類の整理や日々の
会計ソフトへの取引の登録
といったものも同じです。
続けたいけど上手くいかないこと
があれば
「気を付けよう」「頑張ろう」
ではなく
どんな仕組みがあると無理なくできるか
を考えてみましょう。
【編集後記】
昨日は久々にPowerPointの資料作りに
没頭していました。
ネットで見つけたテンプレートを
利用したのですが、
デザインだけでなく、
構成のアドバイスの記載があって
自分が思った以上に綺麗な資料が
できました。
これからの発表も楽しみです。
【昨日の1日1新】
・新しいPowerPointのテンプレート
