マニュアルをGoogleドキュメントで作成するようになった理由

一度作ってみると実感できました

Googleドキュメントでマニュアル作成

事務所内の業務マニュアルや
お客様へお渡しするマニュアルとして
最近はGoogleドキュメントで
マニュアルを作成することが
増えてきました。

以前であれば、
WordやExcelで作成して、
お客様にはPDFファイルに加工したものを
お渡ししていました。

けれど、あるときに
Googleドキュメントでマニュアルを
作成したときに、その手軽さに気付き
それ以降はGoogleドキュメントで
マニュアルを作成するように
なったんです。

Googleドキュメントとは
インターネット上のGoogleドライブ
で文書を作成できるサービスです。

Googleのアカウントさえ持っていれば
無料で使用できることもポイントですね。

そもそもなぜGoogleドキュメントで
マニュアルを作成しようとしたかというと、

・作成したマニュアルをGoogleアカウントを持っている方とであればすぐに共有できる

という理由からでした。

実際に、Googleドキュメントで
マニュアルと作成してみると

・作成したマニュアルをすぐに共有できる

というメリット以外にも

・マニュアルを作成しながらクラウド上に保存できる

・クラウドサービスのマニュアルならGoogleChromeだけで作成できる

・Wordより機能が少ない分、よりシンプルなマニュアルができる

といったメリットがありました。

Googleドキュメントで作成したマニュアルであれば
Googleアカウントを持っている方と
すぐに共有することができます。

PDF形式で保存してメールで送る、
といった手間は必要ありません。

Googleドライブの同じフォルダを
共有している方とであれば
リンク先を伝えるなくても
共有することができます。

さらに、業務のマニュアルには
改訂がつきものですが
Googleドキュメントの
マニュアルそのものを改訂していけば
常に最新のマニュアルを共有できますよね。

Googleドライブ上でマニュアルを
作成していくので、作成しながら
自動でクラウド上にマニュアルが保存
されていくので安心です。

WordやExcelでも自動保存をしておけば
いいのですが、
自動保存をしておらず、
途中でプログラムが強制終了したとなると
途中まで作成した時間が無駄になる
リスクもありますよね。

最近作成しているマニュアルであれば
クラウド会計やChatworkなど
クラウドサービスの操作方法について
作成することが少なくありません。

GoogleChrome内で動くサービスのマニュアルを
Googleドキュメントで作成すれば、
GoogleChromeさえあればマニュアル作成
を進めていくことができます。

その中で特によく使うのが

「Windowsキー」＋「Shift」＋「S」　

を同時に押して
画面の任意の領域をコピーする機能です。

クラウドサービスの画面で
「Windowsキー」＋「Shift」＋「S」を同時に押して
画面の任意の領域をコピーして、
Googleドキュメントに貼り付けることで
簡単にマニュアルを作成できます。

Googleドキュメントの編集機能は
MicrosoftWordよりも限定されたもの
になっています。

けれど、機能が限定されているからこそ
Googleドキュメントで編集できる範囲
でマニュアルを作成しようと
考えるわけです。

必要な手順が分かりやすく伝わること
を目的にすることで
見栄えの良さの追求や凝った加工
をしようという思いがなくなり
シンプルに簡単に
マニュアルを作成しよう
という思いが高まります。

結果、マニュアルを共有したい人へも
より早くマニュアルを提供すること
にもつながります。

せっかく作成したマニュアル
があるにも関わらず
どこに保存したか分からなくなって
探すことに時間を使っていては
もったいないですよね。

Googleドキュメントのマニュアル
のようによりアクセスしやすく、
改訂もしやすいものを用意することで
マニュアルの効果を
より高めていきたいものです。

さらに簡単なマニュアルであれば
今すぐ作成しておこう
と思えるように
ハードルを低くしておきたいですね。

【編集後記】

長男が将棋に関心を持つようになり
家にあったどうぶつ将棋で
遊ぶようになりました。

次男もどうぶつ将棋のルールは
理解したようで
長男対次男の白熱した対局
が行われています。

最近の長男とはどうぶつ将棋を
何回か対局してまだ負けてはいませんが
負ける日も時間の問題かもしれませんね^^

【昨日の1日1新】
・みんからアプリ