想像力を鍛えてアイデアにつなげたい。
書類をチャック付きポリ袋に入れる発想
お客様にお渡しする書類の一部は
ペーパーレスでPDF形式に徐々に
切替えていますが、
決算書申告書などは紙でファイリングしたもの
もお渡ししています。
決算書、申告書も以前は
お客様のところに訪問した時に
お渡しすることがほとんどでしたが
最近は郵送でお渡しするケースが
増えましたね。
訪問ではなくWebミーティング
増えてきた証しですね。
決算書や申告書などを
郵送する際には
レターパックプラスを使っています。
ただ、
レターパックプラスの封筒に
直接、決算書、申告書を入れるのではなく
チャック付きポリ袋に入れてから
封筒に入れるようにしています。
勤務時代の事務所での取り組みで
いいなと感じていたので
同じ方式を採用しています。
いいものは積極的に
真似させて頂きます。
郵送する書類、運ぶ書類を守る方法
ファイリングした申告書のなどの書類を
ポリ袋に入れてから
レターパックプラスの封筒に入れる。
もし大雨のときに配達されるとなると
封筒が雨ざらしになるリスクがありますが、
ポリ袋に入れておけば安心ですよね。
封筒が多少雨ざらしになったとしても
中の書類は守られるはずです。
郵送するときじゃなくても
天気が大荒れのときに
カバンに書類を入れて運ぶときにも
ポリ袋は活躍しますね。
カバンが多少濡れても
書類は守ることができますし。
あと、
レターパックプラスなどの封筒に
少し厚みのある書類を入れると
生まれる隙間がありますよね。
この部分も
セロハンテープで貼って
大雨の時などに水が入るリスク
を減らすようにしています。
わざわざ
セロハンテープを貼らなくても
雨の水が入るようなケースは
ほとんどないかもしれません。
けれど、
そのままにしておいて
中の書類が濡れてしまった
ということが起きてしまうと
後悔しますよね。
あと、
隙間があることで、
何かが引っかかって封筒が破れてしまう
なんてことも考えられます。
効率との兼ね合いはありますが
できるかぎりの
書類を守る対策をとっておきたいものです。
想像力を鍛える
郵送する書類、運ぶ書類を
どのような形式で送るといいか
を考えようとすると
想像力を鍛えられますよね。
書類を郵送する上で
途中でどんなことが考えられるか、
天候のことや配達途中で起こりうること
を想像してみると
何をどこまでしておいた方がいいか、
も見つかるものです。
お客様のことを考えると
郵送することよりも
PDFデータで渡した方が喜ばれる
ケースだってあります。
紙がいいのか、データがいいのか、
データで送るとしても、
メールに添付するのか、
クラウドに保存して
ダウンロードするのがいいのか、
DropboxなのかGoogleDriveなのか･･･。
データを用意する手順や
お客様が利用する場面を想像して
お客様にも確認して
想像力を鍛えていくことが
サービスの質を高めることにも
つながりますよね。
【編集後記】
昨日の午後はお客様との打ち合わせ。
確定申告の報告と共に
会社設立後に行う手続きの確認や
決算の利益、税金試算など(^^)
確定申告時期でも先送りできない
業務ですね。
【昨日の1日1新】
・一時支援金 登録機関登録
・リヒトラブ 机上台
