Excelのスキルも仕事のスピードも変わります
会計ソフトのレポート機能は使いづらい
お客様との打ち合わせ資料として
会計ソフトから出力できる
レポート類はほとんど使うことが
ありません。
前期との業績比較をする際に
たまに会計ソフトのレポート
を使うぐらいでです。
数字に関わる資料のほとんど
はExcelで作成しています。
お客様それぞれで
共通して使用している
フォーマットはありますが
あとはそのフォーマットを
それぞれのお客様に合わせて
加工して使っているんです。
数字の報告資料は会計ソフトのレポートではなくExcelで。
会計ソフトから出力される
レポートの場合、
そのフォーマットは
あらかじめ指定されたもの
になります。
専門家にとっては必要な項目、
勘定科目ごとの金額が全て表示されており
使いやすいレポートですが、
専門家以外にとってはまた別の話です。
そのため数字に関する
お客様への報告資料は全て
Excelで作成しています。
Excelで共通して作成する資料は
・月別の損益推移資料
・事業のお金の流れを図解で表した資料
の2種類です。
月別の損益推移資料は
1ヶ月の売上から原価、経費を差し引いた利益
を月別に並べたもので、
過去の実績や実績の累計に加えて
あらかじめ計画してた決算までの見通し
を加えた決算での見通しが分かるもの
にしています。
決算での利益が分かるので
別のシートで法人税や所得税・住民税の
見込み額も計算することができます。
事業のお金の流れを図解で表した資料も
直近の1ヶ月だけでなく
決算までの見通しの数字や
部門別での数字で作成することも
あります。
こちらもExcelなので、
必要に応じて現在の預金残高や借入金残高
を記載して必要な情報を加えていきます。
さらに、これら加えて、
お客様の状況に応じて必要な資料
を用意していきます。
売上のより詳細なデータを確認するため
取引先別の月別売上推移資料だったり、
店舗別の客数、客単価、時間帯別の売上など
分析資料など。
必要な情報を必要な時に
タイムリーに確認していくためにも
自由に形を変えていくことができる
Excelが欠かせません。
その場で変更、その場で計算、その場で提供
数字の報告資料をExcelで作成するメリットは
その場で変更、その場で計算できて、
その場でアウトプットを渡すことができること
です。
例えば、
当初は設備投資を予定していて
計画にも組み込んでいたけれど
納期が遅くなり来期以降にずれ込みそう
といったことがあっても
その場で見通しの数字を修正、
修正後の決算数値から納税の試算
をすることができますよね。
他にも、
打ち合わせの中で出てきた
アイデアレベル事業構想についても
その場でExcel上で簡単な資料を作成しながら
具体化、試算をしていくことができます。
もちろんできあがった資料は
Excelまま、あるいはPDFにするなどして
その場でお客様に
提供することができますよね。
日常的にExcelを使って資料を作成すること
で仕事のスピードも変わりますね。
【編集後記】
昨日はある仕組みを導入するにあたって
オンラインでサポートをして頂きました。
Excelデータからシステムへインポートしたり
システム上へのコピーペーストなどをする場面があり
Excelのスキルを試される時間でもありました(^^;
いい意味で期待を裏切ることはできました^^
【昨日の1日1新】
・ボクの麺処
