資料の提出方法を工夫しながら業務の効率化を図る

身近なところから見直してみましょう。

20210327

必要な資料をどのように提出してもらうか

お客様から必要な資料を
どのように提出してもらうか。

税理士の仕事の中で
この部分をどれだけスムーズに
できるようになるかで
業務の生産性が変わります。

税理士側の業務の生産性だけでなく
資料を提出する側のお客様の生産性
にも関わりますよね。

税理士から依頼された資料を
探して提出することに
時間が掛かれば掛かるほど
他のことができなくなります。

資料を提出しなくても
すぐに困ることはないし、
目の前の売上につながることでもないので
後回しにしよう、
と考えることも自然なことだと
考えています。

資料の提出方法を工夫しながら業務の効率化を図る

お客様にとって資料を提出すること、
税理士側にとっては資料を受け取ること。

双方にとって手間の掛かることに
なってしまうとストレスになりますし、
時間も失ってしまいます。

そのため

資料の提出方法を工夫すること

は欠かせません。

どんな工夫があるかというと、

・定期的に必要な資料はリスト形式にして伝える

・何度も資料の依頼をしなくて済むようなるよう必要な資料はなるべくまとめて伝える

・必要な資料が出てきたらチャットアプリなどでその場、写真を撮影して送信していただく

・資料提出の期限を決めて締め切りの効果を発揮させる

といったことがあります。

とはいえ、
それでも資料を提出することへの
ハードルが高いこともあるので

資料の提出方法を工夫しながら業務の効率化を図る

ことも考えてみましょう。

例えば、
お客様側の窓口が
経営者だけでなく経理担当者も含めた
複数人である場合。

1つの資料を集めるときに

①税理士が経理担当者に依頼

②経理担当者は把握していない資料のため経営者に依頼

③経営者が経理担当者に資料を渡す

④経理担当者が税理士に資料を提出

といくつものステップを踏んでしまっている
ケースがないでしょうか。

こうしたときに
税理士、経営者、経理担当者の3名で
1つのグループのチャットなどを用意します。

税理士が必要な資料があれば
このグループチャットを使って
経営者、経理担当者に一斉に資料を依頼します。

すると、
資料を持っている経営者が
チャットで資料を提出する。

経理担当者と経営者のやりとりが
不要になり、資料提出の時間も
短縮できますよね。

業務の流れを確認すると改善点を見つけることができる

資料を提出する

という業務だけに着目していても
業務の改善点は限られています。

資料を提出までの業務の流れ

まで確認することで改善点を見つけることが
できることもありますよね。

業務の流れがどうなっているか、
に着目することで
新たな業務の効率化につながる
ヒントを探してみましょう。

【編集後記】

3月末に向けてお客様と進めていた
ある手続きを昨日終えました。

タイトな日程でしたが、
少しずつの工夫やお客様の迅速な対応で
来週に持ち越すことなく進めることが
できました(^^)

【昨日の1日1新】

・前田珈琲 Noku Cafe

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