会議の成果をどこに求めますか
ミーティングをうまく進行できたか
お客様との打ち合わせ、
対面やWeb会議に限らず、
打ち合わせを終えたときに
いつも考えることが
今回のミーティングはうまく進行できただろうか
ということです。
約束していた時間内に
終わらせることができたかどうか。
話し合わないといけない議題は
すべて話し合えたかどうか。
お客様に時間を使って頂いた分の
結果、効果は引き出せたかどうか。
たまにミーティングが終わってから
「あ～、この議題、話しておかないといけなかった･･･」
ということに気付くことがあります。
議題の資料に書いておらず
途中で話し合いが必要だと気付いた議題
に多いですね。
打ち合わせの資料には記載為ていたけれど
他の話題に集中しすぎて
見逃してしまったこともあります。
ミーティングを行う度に振り返って
改善策を考えていくしかないですね。
ファシリテーション力の定義
会議を円滑に進行させる能力のことを
ファシリテーション力
と言います。
ただ、私の中での
ファシリテーション力の定義は
会議を円滑に進行させる能力
よりもむしろ
会議の目的を達成させる力
だと捉えています。
いくらスムーズに会議が進行して
時間どおりに終了したとしても、
時間どおりに終えることが目的になって
本来話し合うべき議題の話し合い
ができていなければ意味がありません。
話し合いをしないといけないこと、
その場で決定しないといけないこと
があって、
参加全員が多少の時間延長も問題ない状況
なのであれば、
時間どおりに終えることよりも
本来話し合うべき議題をしっかり話し合うこと
その場で決めないといけないことを決定すること
を優先した方がいいこともありますよね。
お客様との打ち合わせをしながらも
どの議題はどこまで話しを進めて、
この場で確認すること、決めることは何か、
時間とのバランスを見て先送りしても
問題がないことはないか、
こうしたことを考えながら
打ち合わせを進行させていくこと。
すると、自然と
その会議の目的の達成にも
近付いていくものです。
ファシリテーション力を高めるメリット
会議をいかにスムーズに進行させるか
ではなく
会議の目的の達成にいかに近付けるか
をファシリテーション力と定義づけて
このファシリテーション力を高めることで
1つ1つの会議をより有意義なものに
していくことができます。
形式的な会議ではなく
会議の目的を明らかにして
その目的を達成できるようにする。
会議をすることは無駄、
という考えの方もいるかしれませんが、
会議だからこそできることもあるはずです。
会議の目的を明らかにして
その目的を達成させること
に集中して会議に臨みたいですね。
【編集後記】
昨日の夜は
お客様とのミーティングでした。
いつも異なる時間でしたが
お客様も業務を終えた後だったので
落ち着いてミーティングを
進めることができました。
私も家族の協力や子どもの成長のおかげで
少し柔軟な時間の使いかたができるように
なってきたので感謝ですね^^
【昨日の1日1新】
･あるお客様との初めての夜のミーティング
