事前準備は環境の準備だけではありません。
1時間のミーティングに対して
お客様との1時間のミーティング
があったとしても
そのミーティングには
数時間掛かることも
少なくありません。
そのミーティングで話し合う、
報告する、確認する議題の
一覧を作成する。
直近までの事業の成績を
決算までの計画、見込み資料
に反映させて
決算での売上、利益、税金
の試算を行い資料を用意する。
その他、国の制度、法改正など
の案内、説明資料を準備する。
打ち合わせで話し合う内容について
必要に応じて、その根拠について
調べものをする。
今後、必要な手続きの確認や
次回の打ち合わせ候補日を調整する。
など、ミーティングの準備にも
いくつもの工程があるんです。
ミーティングは事前準備が9割。
1時間のミーティングの準備に
何時間も掛けなくてもいいのでは
とも思われるかもしれません。
けれど、
ミーティングは事前準備が9割
だと考えています。
例え、準備に何時間掛かったとしても、
その準備が基礎にあるからこそ
1時間という限られた時間の
ミーティングの中でも、
必要な議題について話し合ったり
数字を根拠にその場での意思決定ができたり
話しをしながら手続き書類の用意をしたり
といったこともできるようになります。
準備不足のままミーティングに
望んでしまうと
その場で判断、決定できたことが
先送りになったり、
その場での調査に時間を使って
必要な議題について全て話し合う
ことができなくなってしまう。
といったことにも
つながりかねません。
できるかぎりの準備をしておくことで
事前に準備していたことを
時間に終わらせることができる。
空いた時間を使って
当初予定していなかった
議題について話し合う、
といったことができる可能性も
高まりますよね。
そもそもミーティングの時間は
参加する複数のメンバーが
予定を開けたことで生まれた
貴重な時間だからこそ
できるかぎり有効に使いたいものです。
ミーティングの後の時間を短縮する
ミーティングの準備に
時間を掛けようとすると
ミーティング自体の時間も含めて
全体的な仕事の時間は長くなります。
けれど、必要な事前準備を行った
ミーティングであれば、
その場で意思決定ができて
より早く次の行動をスタートできたり、
ミーティング後に何かを調べたり
調整したりといった時間も減らす
といったことにもつながります。
結果的にミーティングの後
掛ける時間を減らして
より早く結果にたどり着けること
を目指したいですね。
【編集後記】
昨日はお客様のところへの訪問のあと
最寄り駅ではなく次の駅まで歩いて
帰りました。
健康のためではなくこちらのためでした(^^)
【昨日の1日1新】
・JR桜ノ宮駅
