多すぎず少なすぎず流れるように
保育園への持ち物で
先日、次男の保育園に持参するもの
があったのですが、
持参することができませんでした。
当日、私が気付かず次男を
次男を保育園に送っていったのですが、
保育園から妻に持参できていないとの
連絡がありました。
持参しないといけなかったものは
後日、次男が登園するタイミングとは別に
妻が持参することになってよかったのですが、
持参しないといけないことの指示
を見逃していたんですよね。
改めてその指示が書いてあった紙の写真を
見てみると、
「□□は○○日に持参してください」
と買いてありました。。
その紙には
前文に別の情報があったのですが、
その別の情報だけを理解して
安心していたようです。。
必要な情報を伝えることと情報量のコントロール
必要な情報を伝えたとしても、
その情報が見逃される可能性がある。
情報を伝える立場から考えると
このようなことが起きることも
理解して伝えるように
しないといけません。
今回の保育園での例は
読み飛ばしてしまった
私の責任ですが･･･・
1つのメールで伝えることは1つの用件まで
こんなことを聞いたことは
ないでしょうか。
メールのマナーとして
1つのメールに
異なる複数の内容を送ると
必要な情報が伝わらない
可能性があるので、
1つのメールには1つの用件まで
を記載しよう、というものです。
情報量が増えてくると、
文字として伝えたとしても
その文字を読み飛ばすなどして
伝わらない恐れがあるからです。
そのため発信する側は
情報量をコントロールすること
を意識しないといけません。
専門家がお客様からの質問に対して
法律上の要件を知って頂く
必要があるからといって
可能性が相当低いことまで
全てを網羅するような
長文で質問に回答する。
このように伝えたとしても
情報量が多すぎて
伝わらないことが
ほとんどではないでしょうか。
そのお客様の状況や認識度を踏まえて、
何を伝えて、何を伝えなくていいのか、
どのような表現や事例で伝えるのか、
情報量をコントロールしながら
伝えることが欠かせない
ということです。
もし、
伝える内容が複数に渡るようであれば
必要な情報が複数あること
を併せて伝えること。
「確認して頂くことは次の3点です」
と前置きを入れた上で、
(1) ～
(2) ～
(3) ～
と伝えることで
読み飛ばしなどにつながる可能性
を減らすことができます。
情報量をコントロールしながら
必要な情報を伝えることは
どんな場面でも欠かせないことです。
コミュニケーションの頻度を工夫する
相手に確実に伝えるために
情報量をコントロールすると
1回では必要な情報が十分に
伝わらない可能性もあります。
そんなときは
コミュニケーションの頻度を工夫すること
も考えないといけません。
メッセージでのやり取りの頻度、
打ち合わせでのやり取りの頻度、
書類のやり取りの頻度。
どんな手段で
どんな頻度でコミュニケーションを取るか
を工夫しながら
少ないアクションで必要な情報を確実に伝えること
を追求していきたいですね。
【編集後記】
昨日の打ち合わせによって
仕事環境をよりよくする
新たな展開に進めそうです。
準備など必要なこともありますが、
前向きな取り組みなので
しっかり形にしていきたいと
思います。
【昨日の1日1新】
・とある面談
