議題は事前に共有して、ミーティングの場で結論を導けるように

ミーティングで結論を出して次へ動く

20211125

打ち合わせ事項を事前に連絡する

顧問契約をさせて頂いている
お客様とは毎月、隔月といったペースで
定期的に打ち合わせをしています。

最近はオンラインでミーティング
をすることも少なくないので、
オンラインの場合であれば
前日にミーティングの議題の資料や
オンラインへのアクセス方法を
お知らせするようにしています。

ミーティングを開催することの
リマインドで終わるだけでなく
そのミーティングで
どんな議題を話し合うかを伝えるので
お客様側でもミーティング
に必要な資料の準備
をしていただけます。

お互い準備をした上で
ミーティングに臨むとと
必要な議題の話し合いも
スムーズに進みますよね。

議題は事前に共有して、ミーティングの場で結論を導けるように

ミーティングの日程は
決まっているけれど
どんな内容の話をするのか、
事前には議題が共有されていない
ケースはないでしょうか。

何の準備もすることなく
当日のミーティングをスタートした場合、
その中で出てきた確認事項があったとしても
また後日に確認して回答する、
ということになりかねません。

一方で、
事前にミーティングの議題を共有できれば
その議題に対して意識を向けること
ができるので、
必要な資料を事前に確認したり、
ミーティングで何を確認すればいいか、
どんな話しをしたらいいか、など
意識を向けることができますよね。

さらに、
ミーティングの前に
事前に議題を共有する
習慣が定着すると、
参加するメンバーそれぞれが
事前に打ち合せしたいこと、
確認したいことを
用意するようになります。

その結果、
ミーティングの場で結論を出す、
解決することを
目標にするようになります。

ミーティングをきっかけに
誰が何をするかを決めて
結論を出すため、解決するために
行動を始めるスタンスと比べると
行動のスピード感が大きくアップ
しますよね。

ミーティングの質、効率を高める

ミーティングの時間は
それぞれの参加者が貴重な時間を
共有する時間。

そう考えると
ミーティングではなくても
できることは
ミーティング以外の時間で
済ませるようにしたいものです。

新たなアイデアを生み出す、
困っていることを解決する、
時間を共有して話し合うからこそ
できることに集中すること
を目指したいですね。

【編集後記】

昨日の午前中はオンラインでの
お客様との経営ミーティングでした。

お客様からのご相談があった議題も
事前に内容、資料をお送り頂けたことで
ミーティングの中で資料作成、回答
することができました(^^)

【昨日の1日1新】
・とくになし

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