記録して終わりでは意味がありません。
議事録は情報量が多い
毎月経営ミーティングをさせて
頂くお客様には
ミーティング後に議事録をまとめて
お渡ししています。
議事録の中には、
これから取り組んで頂くこと
の決定事項だけでなく
だけでなく、
話し合いの経過も
記録するようにしています。
決定事項だけを残す方法も
あると思いますが、
なぜ検討することになったのか、
どのような流れで決定事項が
生まれたのか、
後からでも確認できたほうが、
行動するときの迷いもなくなりますよね。
ただ、どうしても議事録の情報量は
多くなってしまいますが。。
「議事録」プラス「宿題事項の抜き出し」で伝える
お客様にお渡しする議事録のなかには、
これから誰が何をするか
という宿題事項を記載して残しています。
けれど、
そのミーティングの中でのやりとりも
記載している中で、
何をしないといけないか、
の宿題事項を確認するとなると
資料全体を確認しないといけません。
議事録はChatworkやメールなどで
PDFの形でお渡ししているので、
宿題事項を確認するためには
PDFをクリックして開く
という操作が必要になってしまいます。
すると、
議事録を開くことが面倒になって
来月までに取り組むことと決めたことが
先送りになってしまいかねません。
そうならないように、
「議事録」プラス「宿題事項の抜き出し」
で伝えるようにしています。
PDFファイルの議事録に加えて、
メッセージに直接、
抜き出した宿題事項を
記載しています。
■○○の手続を11月中に行う。
■△△の資料を11月20日までに佐竹に送信する。
：
：
経営者の方が
そのメッセージを確認したときに
宿題事項をパッと確認する。
Chatworkなどであれば、
他のメッセージを送る時などにも
宿題事項のメッセージを確認できます。
その結果、
取り組まないといけないこと
を先送りすることなく、
前倒しで取り組むことにも
つながっていくわけです。
行動できるように伝える
議事録を作る意味は、
人によって、組織によって
それぞれ変わると思います。
けれど、
事業を経営する上で
作成する議事録を作る意味は
議論して決定したことを行動に移すためにある
と考えています。
どういう議論をして
何を、いつ、誰が、どのようにするか、
を明らかにすること。
さらに、議事録をただ残しても
決めたことを行動に移せないと
意味がありません。
議事録を議事録のまま渡すのではなく
「議事録」プラス「宿題事項の抜き出し」
など行動につながるような
伝え方を目指していきたいですね。
【編集後記】
アメリカ大統領選の行方が
気になっています。
当選確実になっているものの
訴訟の動きもあるので
まだ決定ではないですよね。
どちらを応援しているかは
置いておいたとしても、
不正と見られる投票活動が
いくつも出てきていますよね。
なぜ、不正と見られるような
投票活動が行われたのか、
ハッキリしてもらいたものです。
【昨日の1日1新】
・京香園
