オンラインミーティングの時間の密度を高めるための準備。

時間の密度の視点を持つこと。

時間密度を高めたいというご依頼

「ミーティングの内容を維持しつつ時間を短縮できないか」

こんなご依頼を頂いて
毎月3時間のミーティングを
2時間で行うようになった
ケースがあります。

それまでは対面で毎月3時間
行っていたミーティングを
コロナ禍を迎えて
オンラインに切替えたことに伴い
2時間で終了することを
目標にしました。

2時間を目標に切替えてから
1年以上を経過しましたが
2時間から2時間15分ぐらいで
毎回のミーティングを
終えることができるように
なっています。

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」

パーキンソンの第一法則で
言われていることが
そのまま当てはまりますね。

3時間という時間があれば
3時間を使ってしまい、
2時間の時間しかなければ
2時間でできる方法を考える
ようになるものです。

「時間の密度をより高めたい」

ミーティングの時間を短縮したい、
というご要望を頂いたときに、
その理由として言われたことです。

対面のミーティングから
オンラインのミーティング
に切替えたことで
同じ時間の経過であっても
ずっとPCやスマホの画面を
見続けるオンラインの方が
疲労感も増します。

より短い時間のミーティングで
同じアウトプットを生み出せた方が
より密度の高い時間の使い方
になりますよね。

より短い時間で、より密度の高い
オンラインミーティングを
するためには準備が必要です。

口頭だけ、その場で手書きで示して
ということよりも
事前の資料準備を充実させて
PCの画面で共有した方が
より確実に伝えたい内容を伝えること
ができます。

さらに、ミーティング前後で
資料のデータをやりとりしておけば
ミーティングの時間で確認できなかった
ことも確認できますよね。

オンラインミーティングをする際の
資料としては

・その日の議題を記した資料
・決算の予測やキャッシュフローの計画表
・お金の流れを図解にした資料
・その他その日のオンラインミーティングで共有する資料

を用意しています。

オンラインミーティングの場合、
通信環境やPCやスマホの能力によって
途中でミーティングの画像が止まったり
音声が途切れてしまうと
ミーティング自体が遅れてしまうこと
もあります。

オンラインミーティングの
時間の密度を高めるためにも
快適なオンラインミーティングの環境
を用意することも欠かせません。

・優先のLANケーブルで通信が途切れることを防ぐ

・ノートPC内蔵のカメラではなく解像度の高いウェブカメラを使う

・ワイヤレスイヤホンではなく優先のイヤホンで音声が途切れることを防ぐ

・リングライトを使って表情や手振りなどをより見えやすくする

・録画をして後から振り返りができるようにする

このように
快適なオンラインミーティングの環境を
整えることが時間の密度を高めること
にもつながるわけです。

限られた時間の中で
その日に確認しないといけない議題を
確実に確認するためには

時間管理と進捗管理

が欠かせません。

ミーティングのスタート時に
その日の終了時間を参加者全員で
確認することで、
終了時間に終了できるようにすること
の意識が高まります。

そして進行役自身が
時間を見ながら
必要な議題が時間内に話し合えるか
進捗を管理していきます。

次月のミーティングでの確認や
後日のメッセージのやりとりで
対応できることであれば
後回しにするなど
議題の順序も柔軟に変えていくこと。

参加者全員がなんとか
時間内に終えようという
意識を持つことができていれば
優先順位を付けていくこと
ができますよね。

オンラインミーティングの
時間の密度を高めるためには

参加者全員が共通認識を持つこと

から始めないといけません。

増やすことのできない時間の価値の高さや
ミーティングは自分の時間だけでなく
相手の時間を使っていること。

これらを認識できれば、
終了時間だけでなく開始時間を守る意識
が高まります。

ミーティングの進行においても
どこまで話しを続けてどう結論を出すか、
あるいは期限を設けて先送りすること
など選択肢を持つことができます。

オンラインミーティングに限らず
時間の密度を高める方法は
追求していきたいですね。

【編集後記】

昨日は夕方に
お客様とのオンラインでの
経営ミーティングでした。

なんとか2時間と10分ほどで
必要な話し合いを終えること
ができました(^^;

【昨日の1日1新】

・大山おいしい牛乳モナカ