目に見えるようにした方がいいですね。
ホワイトボードが大活躍
ここ数日、事務所のホワイトボードが
大活躍しています。
今日の午前中も
3人である打ち合わせを
していたのですが、
途中、私自身の理解が
混乱しそうだったので
ホワイトボードに
それまでの内容を
まとめてみたんです。
それからは
打ち合わせメンバーにも
ホワイトボードを常に
確認してもらいながら
話しを進めることができて、
スッキリと打ち合わせを
終えることができました。
先週も企画資料を作るにあたって、
1人でホワイトボードでの書き出し
しながら資料を作成していました。
PCでいきなり資料を作るより
まずはホワイトボードに書き出しを
してみる。
どんな内容が必要か、
漏れていることはないか、
を書き出しながら、
書いては消してを繰り返し
頭の中を整理しました。
資料のレイアウトも同時並行で
考えていけるので、
あとはホワイトボードの内容を
Excelに打ち込むだけ。
ホワイトボードは
もはやなくてはならない
存在ですね。
視覚化すればスピードアップする
ホワイトボードを
活用することによって
打ち合わせや資料の作成が
スピードアップするので
業務の効率化につながります。
なぜ、
スピードアップするかというと
理由は2つあります。
1つは、
認識のズレがなくなること。
打ち合わせの内容を手元の
ノートではなく
ホワイトボードにメモします。
すると、
全員の視線もホワイトボードに
集まりますよね。
そこで、
議題の内容だったり、
決定事項だったりを
記録していきます。
ホワイトボードに書き込んだ内容が
他のメンバーの認識と違うものが
あればその場で直すこともできます。
あとは議論が堂々巡りして
同じ話をしていまうようなケースでも
ホワイトボードを見れば、
すでにメモが残っていて
議論が終わったことも
分かりますよね。
もう1つは
情報が厳選される、
ということです。
打ち合わせの内容を一字一句、
ホワイトボードにメモするのは
難しいです。
必要なキーワードを書いたり、
日付や数字、担当者、場所
といった具体的な情報だけを
記録するもの。
情報が少なくなって
余分な情報が減れば減るほど、
内容の理解が進みます。
内容の理解が進めば
打ち合わせや資料の作成も
早くできますよね。
視覚化を意識する
打ち合わせをするときに
口頭だけでやりとりする。
資料を作成するときに
文字だけで資料を作成する。
ついついやりがちな
ことかもしれませんが、
少しでも視覚化を意識すると
いいですよね。
それだけで
仕事のスピードがあがり、
正確性も上がります。
ちなみに
この記事が文字ばかりに
なっていることには
目をつむっておいてください(^^;
【編集後記】
昨日は叡山電車の新型車両に
乗ったあと、
息子たちのリクエストに応えて
京都鉄道博物館に行ってきました。
さすがに展示物などの目新しさが
なくなってきたので、
長男と次男がどうすれば
順番を守って
それぞれの希望するところに行けるか、
そんなことを考えながらの付き添い
でした(^^;
【昨日の1日1新】
・叡山電車新型ひえい
