ポイントは迷いを減らすことです。
万円単位、千円単位の入力、どうしてますか？
金額の情報が入った
資料の中には、
円単位じゃなく、
万円単位や千円単位に
なっているものも
多いですよね。
Excelでこういった資料を作る時、
どうしてますか？
もともとの金額は
1,234,567円
だった場合、
千円単位で
1,234
と入力するのか
1,235
と入力するのか
悩みますよね。
1つの金額だけだったら
いいものの、
これが10個や20個あったら、
途中で足し算や引き算の
計算が必要だったら、
どうでしょう。
自分の頭の中で
切り上げ、切り捨て、四捨五入
でいちいち計算して数字を
入力するのは面倒ですし、
時間もかかりますよね。
Excelのセルの表示形式-ユーザー定義を活用する！
こんな時は
Excelのセル表示形式を活用しましょう。
セルの右クリックをして
書式のプロパティをクリックすると
画面に現れます。
セルの表示形式を設定しておくこと
あらかじめどのような形式で
表示させるかを
決めておくことができます。
%表示、YYYY/MM/DDの日付表示、
小数点以下は何桁まで表示するか、
とかですね。
さらに
お勧めがユーザー定義の活用です。
Excelのセル上にどのような形式で
表示させるかを自分で設定すること
ができるんです。
例えば千円単位の数字を
表示させる場合には
こんな形式を設定します。
#,##0,;▲#,##0,;”-“;@
こう設定しておけば、
次のように表示されます。
1,234,567 → 1,235
四捨五入して表示
-1,234,567 → ▲1,235
四捨五入して黒三角表示
0 → -
0がいっぱい並ぶより見やすい
文字 → 文字
文字が入力されたらそのまま表示
#,##0,;▲#,##0,;”-“;@
がどういう意味かというと、
「;」ごとに設定を変えているんです。
最初から
プラスの数字の表示方法、
次の「;」のあとは
マイナスの数字の表示方法、
さらに次の「;」のあとは
0の表示方法、
さらに次の「;」のあとは
文字列の表示方法
を設定することになります。
他にもどのような設定をすれば
どう表示されるかは
こちらを参考にしてください。
Excel のセルの表示形式で [ユーザー定義] に使用できる書式記号について
これで、数字を入力する際に
いちいち自分の頭の中で
迷う、判断することを
なくすことでき、
数字を入力する作業も
格段に早くになります。
考え方はＩＴでできることはITに任せる
Excelのセルの表示形式を
設定することで、
頭の中での判断を減らし
作業を早くすることができます。
ITでできることはITに任せて
人間の頭でしか
できないことに集中する
という発想ですね。
ITに何を任せることができて
任せることでどういう効果が
あるかを知っているか
知らないかで大きな違いになります。
まとめ
Excelのセルの表示形式を
活用しましょう。
ユーザー定義を使うと
自分好みの形式にできますよ。
【編集後記】
Excelの操作をするときには
いきなり操作をするのでなく、
まず効率的な操作がないか、
確認することから始めないと
いけませんね。
先日もお客様の前で
Excelを操作していたんですが、
Excelシートにあるいくつもある
コメントを1個1個削除しようと
していました。
すると、お客様からの
「それ全選択で一気に削除できませんか？」
一言でフッと気付きました。
「Ctrl ＋ A」で全てのセルを選択、
右クリックのメニューで「コメントの削除」、
これで一瞬で終わりましたね(^^;
【昨日の1日1新】
・Zoom 画面共有や複数端末使用のテスト
【昨日の1日1捨】
・事務所にある不要な冊子
