マイナンバー制度で従業員のマイナンバーを集める時の注意点です。
マイナンバーの提供を受けるときは本人確認が必要です
マイナンバー制度がスタートすると事業者は従業員のマイナンバーを集めなければいけません。
こちらの記事で従業員などのマイナンバーを集める際には、年末調整の時などに集める「扶養控除等申告書」を使うことを紹介しました。
マイナンバー制度で事業者がやるべきこと。今のうちにおさらいしておきましょう。
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したがって、従業員などからマイナンバーを記載した「扶養控除等申告書」を提出してもらうことでマイナンバーを集めることはできます。
だだし、集めるだけではなく「本人確認」を行わないといけないのです。
本人確認の方法は？
「本人確認」は番号確認と身元（実存）確認をセットで行わないといけません。
本人からマイナンバーの提供を受ける場合、番号と身元の確認のため、次のいずれかを提示してもらう必要があります。
1. 個人番号カード
平成27年10月以降、住民票のある個人にマイナンバーの通知が行われますが、この時に手元に届くのは「通知カード」です。
「通知カード」は氏名、住所、生年月日、性別とマイナンバーが記載された紙製のカードです。
「通知カード」が届いたあと、平成28年1月以降に市町村の窓口や郵送などで「通知カード」と引き換えに「個人番号カード」を受け取ることができます。
「個人番号カード」はプラスチック製で本人の顔写真付きの公的身分証明書になるICカードです。
そのため、「個人番号カード」の提示だけで番号確認と身元確認ができます。
2. 通知カード ＋ 運転免許証やパスポートなど
「通知カード」で番号確認を行い、「運転免許証」や「パスポート」などで身元確認を行います。
3. 住民票の写し（番号付き）＋ 運転免許証やパスポートなど
マイナンバー制度がスタートすると住民票の写しにマイナンバーが記載されるようになります。
この番号付きの「住民票の写し」で番号確認を行い、「運転免許証」や「パスポート」などで身元確認を行います。
自社の従業員などからマイナンバーの提供を受ける際のポイント
先程の本人確認の方法はあくまで原則的な方法です。
事業者が自社の従業員などからマイナンバーの提供を受ける場合には次のポイントを押さえておきましょう。
1. 身元確認書類は必ずしも必要ではない
雇用関係にある従業員については、入社時などに身元確認ができており人違いでないことが明らかであれば、身元確認書類の提示は不要になります。
「通知カード」などマイナンバーの分かる書類の提示による番号確認のみ行います。
2. 通常は従業員の扶養親族の本人確認が不要
事業者は従業員の扶養親族のマイナンバーも集める必要があります。
この場合、事業者は従業員の扶養親族まで本人確認をしないといけないのかという疑問が出てきますが、従業員の扶養親族の場合は事業者が行う手続きによって本人確認の必要有無が変わります。
年末調整などで従業員などから扶養親族のマイナンバーを記載した扶養控除申告書の提出を受ける場合、この時は従業員本人が扶養親族の本人確認を行うという扱いです。
したがって、事業者が従業員の扶養親族の通知カードや運転免許証などの確認まではする必要がありません。
3. 配偶者の国民年金の第3号被保険者届出では本人確認が必要
ただし、国民年金に加入していた、もしくは別の会社の厚生年金の被保険者となっていた従業員の配偶者が従業員の社会保険の扶養に入る場合には注意が必要です。
この場合、従業員の配偶者が国民年金の第3号被保険者になるための届出書を事業主経由で年金事務所に提出しなければいけません。
国民年金の第3号被保険者の届出の場合は、配偶者が提出するべき書類を従業員が代理人として事業主に提出することになります。
事業者が代理人からマイナンバーを提供をうける場合、本人確認の方法が変わるのです。
代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認の方法は、
・委任状など
・代理人の運転免許証やパスポートなど
・本人の個人番号カード、通知カード、住民票の写しなど
の3点セットをもって行います。
事業者側で従業員の扶養親族のマイナンバーを確認する手続きが必要になるということです。
まとめ
従業員などからマイナンバーの提供を受ける時には本人確認作業がいることを覚えておいてください。
平成27年10月以降、年内にマイナンバーを集める場合は「通知カード」を提示してもらう必要がありますね。
このマイナンバーを集める作業、特に従業員やアルバイト、パートが多い場合には一苦労です。
入社時に身元確認ができていれば、マイナンバーを集めるときに運転免許証やパスポートの確認は不要なので、無駄な業務を行わないよう注意しましょう。
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【編集後記】
祇園祭も今日は後祭の宵山最終日。
あいにくの雨も止んでくれるといいのですが。。
明日の巡行はなんとか天気がもちそうですね(^^)
