毎月コピペして作っていませんか。
Excel請求書で起こりうること
仕事柄、多くの会社やお店の
請求書を確認する機会があります。
すると中には
請求書の計算に誤りがあったり、
会計データには売上として
計上されているけど
請求書そのものがない、
といったケースが見つかることも
あるんです。
そしてどのように請求書を
作成しているかを確認すると、
「Excelのテンプレートを使って作成しています」
という回答になることも
少なくありません。
Excelの請求書フォーマットには
あらかじめ計算式が組み込まれていますが、
その計算式を消して数字を
直接入力していたり、
消費税の計算で税率に誤りがあることで
計算結果に誤りを生じてしまうんです。
また、以前に作成したExcelの請求書を
コピーして新たな請求書を作成する、
といったことをしていると、
コピーを忘れて以前に発行した請求書に
数字を上書きして保存をしてしまい、
以前の請求書がなくなってしまう、
といったことも起きてしまいます。
Excelで請求書を作成している、
と聞くとこちらも少し身構えますね。。
Excel請求書よりクラウド請求書を勧める理由
Excelで請求書を作成している方には
クラウド型の請求書発行サービスを
お勧めしています。
先ほどのように計算誤りやデータの紛失、
があった場合には特に強くお勧めしています。
私自身も
会社ではマネーフォワードクラウド請求書を
個人事務所ではMISOCAを利用しています。
※freeeのサービスにも請求書発行機能がありますが、
こちらは作成した請求書データをCSVで
ダウンロードできないので
あまりお勧めしていません。
こうしたクラウド型の請求書発行サービスを
利用することで多くのメリットを得ることが
できます。
計算誤りを防ぐことができる
Excelだと計算式があるところに
数字を直接入力してしまうミスが
起こりえますが、
こうしたクラウドサービスであれば
その心配はありません。
消費税や源泉所得税の計算などが
必要な場合でも計算誤りをする可能性を
大幅に減らすことができます。
以前の請求書データを上書きして消去する可能性が減る
過去に確定した請求書データを
編集するには、
「編集」などのボタンをクリックしてから
の操作になるので、
以前の請求書データを上書きし
消去してしまう可能性が減ります。
毎月定額の請求書は自動生成できる
クラウド型請求書発行サービスによっては
毎月、同じ相手先に請求書を発行する場合に
請求書を自動生成する機能があります。
毎月定額のサービス料、顧問料など
請求書を発行している場合には、
請求書の作成業務の時間を短縮できます。
クラウド型会計ソフトとの連動で経理業務を効率化できる
クラウド型の会計ソフトと
自動連携の機能がある場合には
経理業務の効率化につながります。
例えば、
マネーフォワードクラウド請求書と
マネーフォワードクラウド会計の両方を
利用していれば、
・マネーフォワードクラウド請求書で請求書を作成する
・マネーフォワードクラウド会計側で「請求書からの連携」メニューから売上登録する請求書を選択して登録する
だけで売上の登録を終えることが
できますし、
経理処理をするときに金額を間違える
心配もありません。
ミスを減して、時短を図り利益につながる
請求書発行業務を
Excelからクラウドサービスへ
変えることで、
ミスを減らしながら、
業務の時間短縮を図ることができます。
請求書の発行でミスがあると、
相手先とのやりとり、
そのリカバリーに時間が掛かる上に
信用問題にもつながりかねません。
請求書発行のミスを減らすことが
ミスをリカバリーする時間を無くし
信用問題に発展することも
防いでくれます。
さらに、請求書発行業務、経理業務の
時間の短縮を図ることができれば、
その時間を別のことに充てることも
できます。
請求書発行業務をExcelから
クラウドサービスへ変えることが
結果的に利益に直結した取り組み
になりますよね。
【編集後記】
昨日は個人事務所と自社の数字を
合算した予算実績資料に
今後の見込み数字を加えて、
来年6月までの目標値を確認。
やはり数字を確認すると
何をしないといけないかも
確認できますね。
【昨日の1日1新】
・タニタ食堂監修のみそ汁
・freee前受／前払アプリ
