効率を良くしながら場を作る。
社長とも経理担当とも
税理士として仕事をする場合、
お客様である会社やお店の
複数の方とのコミュニケーション
が必要になることが少なくありません。
そんなときには
グループチャット、トークグループ
といった複数人でのメッセージ手段を
活用したいものです。
お客様とのコミュニケーションで
よくあるケースが
社長と経理担当のお二人とのやりとり
が必要になるケースです。
ご夫婦や親子で
どちらかが社長でどちらかが経理担当、
というパターンもよくあります。
もちろん
経理担当や社長とは他人である
役員や従業員さんが担当されていることも
あります。
いずれのパターンであっても
仕事を進めていく上では
社長とのコミュニケーションも
経理担当の方との
コミュニケーションも必要に
なります。
経営判断に関わることは社長と
話しをしますし、
細かい経理処理、手続きに関わることは
経理担当の方と話しをします。
さらに社長にも経理担当の方にも
知って頂かないといけないことも
当然あります。
社長、経理担当、税理士の三者間で
どうコミュニケーションを図ることができるか
はお客様にとっても税理士にとっても
仕事を円滑に進める上で欠かせないポイント
なんです。
社長自身が経理も行っていれば
話しは早いのですが。
グループチャット、トークグループで社長と経理担当を巻き込む。
社長、経理担当、税理士の三者間で
どうコミュニケーションを図ることができるか
によって仕事が円滑に進むかどうかも
変わってきます。
とはいえ、
コミュニケーションを円滑を図る
必要があるからといって、
時間を掛けてばかりいられないことも
あります。
1つのモノゴトを決める際に、
社長と話をして調整する、
経理担当の方を話をして調整する、
それぞれに調整してから
もう1度、全員で話して
モノゴトを決める。
このような手間はなるべく
なくしていきたいものです。
そこで活躍するのが
複数人でのメッセージ手段です。
私の場合であれば、主に
Chatworkのグループチャット、
LINEのLINEグループ
を活用してお客様とのやりとり
をしています。
「社長にも、○○さん（経理担当）にも連絡する手段としてグループチャット（LINEグループ）を作ってもいいですか？」
「社長からも○○さんや私（税理士）に連絡することがあれば、活用していただけると連絡もれなど防ぐことができますので」
とお伝えすることで
グループの作成の許可を
頂いています。
これまで社長と経理担当の方、
それぞれに連絡していたことも
このグループチャットを使えば
連絡も1度で済みます。
税理士がある取引に関係する資料を
確認したい、というときでも
このグループで質問すれば、
社長か、経理担当の方かどちらでも
資料を持っているから連絡を頂けます。
手続の期限について案内したり、
打ち合わせの議事録を共有したり、
活用すればするほど
仕事が円滑に進んでいくんです。
どちらかに日程調整を任せていたのに
うまく連絡ができておらず、
いつまで立っても日程調整が
進まない、なんてことも防げますよね。
心理的安全性を高めながらお互いの業務への理解を深める
お客様の社長や経理担当の方などと
グループチャットやLINEグループ
を使ってコミュニケーションを
図る理由は何も業務の効率化だけ
ではないんです。
もう1つ
心理的安全性を高めながらお互いの業務への理解を深める
という理由もあるんです。
メッセージだけのやりとりは
文字中心になるので、
どうしても感情が伝わりにくく
ともすれば冷たい印象を
与えてしまいかねません。
そこで、少しでもそういった印象を
生まないように気を付けています。
「ありがとうございます！」
「おはようございます！」
と「！」を付けるだけでも
印象は変わりますし、
どのような言葉遣いをするかでも
雰囲気は変わりますよね。
グループの中でのやりとりでの
心理的安全性を高めていきながら、
異なる立場のメンバーで
コミュニケーションを計るからこそ
それぞれの立場で何をしているか、
の理解も深まります。
経理の方の仕事を社長が知る機会は
限られているでしょうし、
社長の仕事を経理の方が知る機会も
限られていると思います。
お互いの業務を知ることができれば、
その業務に対して感謝することも
できるようになりますよね。
【編集後記】
昨日の午前中はお客様の
ところへ。
家賃支援給付金の説明と
コロナの中でのこれからの
事業の進め方について
話し合いました。
リスクにどう向き合うのか
経営者の方の考えを確認すること
ができました。
【昨日の1日1新】
・中国酒家 朝陽閣 パナンテ天満橋店
