共有しているかどうかで変わりますよ
いつまでも終わらない会議と時間どおり終わる会議
これまでにいろんな
会議に参加してきましたが
時間を基準に考えると
2つの会議に分かれますよね。
1つは
予定の時間どおりに終了する会議。
予定の時間より前に、
その会議の目的を達成したので
会議を終了する場合も
こちらですね。
あともう1つは
いつまでも終わる見込みのない会議。
3時間、4時間、5時間と
いくつも議題があるケースも
あるでしょうし、
なかなかまとまらない議題が
あるのかもしれません。
最初から終了予定を
あいまいにしたまま
スタートしたり、
当初から4時間以上の
時間を予定していたり。
こういったケースだと
いつまでも終わらない会議
になりかねませんよね。
こういった会議には
出たくないですし、
もし、出ざるを得ない時には
こういった会議にならないよう
にしないといけません。
ミーティングの前に議題と終了時刻を書き出し共有する
いつまでも終わらない会議、
という悲劇を迎えないために
できることがあります。
それは
ミーティングの前に議題と終了時刻を書き出し共有する
ということです。
私が会議の進行をする場合には
A4用紙1枚で簡単な進行表を
作成します。
その用紙の一番上に
その日の会議時間、
例えば、15:00〜17:00と明記します。
さらに
その日に話し合う議題を
書いておくんです。
紙を配ることができなかったら
その場にあるホワイトボードなどに
会議時間と議題を書き出します。
会議の冒頭で
「今日は○時まで□□についての会議を行いますので、よろしくお願いします。」
「今日の議題は3つあって、AとBとCです。」
「Cについては時間の関係で次回に話し合うかもしれません。」
と伝えるわけです。
これで全員が1度は
終了時刻は何時で、
どの議題は結論を出す必要があって、
どの議題は結論が出なくても
次回に話し合えばいいか、
を確認したことになりますよね。
あとは1つ1つ書き出してある
議題にしたがって
話し合いを進めていくだけです。
終了時刻が近付いているのに
まだ多くの議題が残っている
ようであれば、
スピードアップしてそれぞれの
議題の結論を出すように考えますよね。
議題から脱線して
別の話をしようとする人も
そんな時間はないと
気付いてくれますよね。
会議も大切だけど、時間も大切
会議なんてやるだけ無駄、
とは考えていません。
会議という形で
参加しているメンバーが
アイデアを出して、
議論をするから
新たな効果的なアイデア
だって生まれますよね。
これをやろうと
全員が納得の上、決めることができれば、
その決定事項に対して
参加者全員が責任を持つことも
できますよね。
だからといって
いつまでも、何度も何度も
会議をしていいと思いません。
会議は必要最低限にして
行動する時間も大切ですよね。
さっと集まって、
ぱっと決めて、
そしてさっと終わる。
そんな会議にするためにも
議題と終了時刻を書き出して
共有してから
会議を始めるようにしましょう。
【編集後記】
お客様とのミーティングでも
その日に話し合う議題を書いた
資料を用意するのですが、
その資料にもその日の予定時刻を
書いているんです。
こちらが言わなくても
お客様から
「そろそろ時間ですよね、急ぎましょう」
と言って頂けることも
あります(^^;
【昨日の1日1新】
・東洞院SOU 日替わりランチ
