早く議事録を作ることが目的ではありません
議事録の作成には手間が掛かる
経営のサポートを行っている
お客様とはミーティングの度に
議事録を作成するようにしています。
既に発生したことに対する振り返りや
ミーティングで検討した結果、
今後に向けて取り組むこと、
ミーティングで話し合ったこと
を議事録として残すことで、
あとからでもどんな検討をしたのか
を確認することができます。
お客様が振り返りを行うための
資料でもありますが、
こちらも過去のミーティング内容を
振り返りながら
どのようなサポートができるかを
考える重要な資料になります。
ただ、議事録を作成するとなると
それなりに手間がかかりますよね。
議事録を残した方が
検討したこと、取り組むと決めたことを
実行する後押しになるので、
議事録の効果は認めつつも
作成まではできていない、
なんてケースも少なくない
のではないでしょうか。
ミーティング前の議事録作成のすすめ
効果は高いけれども
作成することに手間が掛かる
議事録をどのように作成するか。
その方法の1つが
ミーティング前に議事録を作成する
という方法です。
経営のミーティングなどで使う
お客様とのミーティングの際には
その日の議題をまとめた資料を
オンラインであれば
PCの画面で見てもらい、
リアルでの面談であれば
その場で今日の議題を記載した資料を
渡します。
このミーティング時に使用する
「その日の議題をまとめた資料」
これをそのまま
そのミーティングの議事録に
していきます。
そのため
ミーティング前に
・話し合っておきたいこと
・確認したいこと
・報告しておくこと
はなるべく資料に記載
しておきます。
つまり
ミーティング前に議事録、
のシナリオを作成する、
ということなんです。
何を話すか、検討するか
は事前に整理をしておけば、
ミーティング中には
既に挙げている議題に
集中することができますよね。
しかも、
ミーティングをしながら
その資料（Word）などに都度
追記していけば
議事録もその場で作成していけますし、
議事録をお客様にお渡しするまでの
期間も短縮できますよね。
時間密度を高めて話し合うために
ミーティングによって
決定したことを
行動に移すために
議事録は有効な手段に
なります。
だからこそ
できるだけ効果的に作成する
方法を採用したいもの。
しかも、
ミーティングの議事録作成は
限られたミーティング時間で
必要なことを話し合うためにも
とても有効なんです。
その日の議題を俯瞰できて
ミーティングの進捗を確認する
目安にすることができます。
ミーティングの残り時間と
残っている議題を見ながら
今、何を話し合うかを考える
材料にもなりますよね。
【編集後記】
昨日の午前中は
オンラインでのお客様との
経営ミーティングでした。
お客様は本題とは別に
私がPCの画面共有で
Excelを操作していたときの
ショートカットキーが気になったとのことで
途中でショートExcel教室を
開講させていただきました^^
【昨日の1日1新】
・とくになし
